Was kommt, was bleibt

Digitaler Beleg soll Zettelwirtschaft eindämmen

Seit 1. Oktober 2026 können Unternehmen in Österreich ihren Kunden Rechnungsbelege auch digital zur Verfügung stellen. Für Konsumenten bedeutet das weniger Papier im Geldbörserl, für Betriebe weniger Aufwand und einfachere Abläufe. Ganz ohne Papier geht es allerdings nicht: Wer weiterhin einen gedruckten Beleg möchte, kann diesen auch künftig verlangen.

Wer nach dem Einkauf bisher den Kassenbon entgegengenommen, kurz darauf in die Geldbörse gesteckt und später vielleicht wieder entsorgt hat, kann sich künftig eine Alternative aussuchen. Seit Oktober ist es in Österreich möglich, den Beleg direkt digital zu erhalten. Statt eines Papierzettels gibt es an der Kassa den Beleg beispielsweise am Bildschirm, der sich mit einem QR-Code am Smartphone abrufen lässt. 

Finanzminister Marterbauer will keine schwarzen Schafe
Die Neuerung soll den Alltag für Konsumenten und Unternehmen erleichtern. Gleichzeitig verfolgt das Finanzministerium damit ein weiteres Ziel: Der Beleg soll unabhängig davon, ob er auf Papier oder digital ausgestellt wird, seine wichtige Funktion behalten. Finanzminister Markus Marterbauer (SPÖ) führt aus: „Denn er dokumentiert einen Einkauf und hilft sicherzustellen, dass die darin enthaltene Mehrwertsteuer ordnungsgemäß erfasst und abgeführt wird.“

Der elektronische Kassenzettel soll einen Beitrag zu weniger Bürokratie liefern.(Bild: APA/BARBARA GINDL)

So funktioniert der digitale Beleg
Für Konsumenten ist der Umstieg denkbar einfach. Wer an der Kassa bezahlt, hat, sofern das Unternehmen auf elektronische Kassenzettel aufgerüstet hat, nun die Wahl: digitaler Beleg oder gedruckter Bon. Eine Möglichkeit ist die Anzeige des Belegs mit QR-Code auf einem Bildschirm, der mit der gewöhnlichen Handykamera gescannt wird. Anschließend kann die Rechnung auf dem Smartphone geöffnet und heruntergeladen werden.

Der wesentliche Unterschied zu vielen bisherigen digitalen Rechnungslösungen: Eine Registrierung oder die Anmeldung bei einer Kunden-App ist dafür nicht erforderlich. Konsumenten müssen also nicht erst persönliche Daten preisgeben, um ihren Beleg zu bekommen. Daneben können Unternehmen die Rechnung auch per E-Mail übermitteln oder einen Download anbieten. Welche technische Lösung zum Einsatz kommt, kann je nach Betrieb unterschiedlich sein.

Wichtig ist dabei: Der digitale Beleg ist eine zusätzliche Möglichkeit, keine Verpflichtung für die Kunden. Wer lieber einen Papierbon möchte, bekommt diesen weiterhin. Die Wahlfreiheit bleibt bestehen.

Was sich für Konsumenten ändert
Der offensichtlichste Vorteil ist weniger Papier. Wer regelmäßig einkauft, kennt das Problem: Kassenbons sammeln sich in der Geldbörse, landen in Taschen oder verschwinden irgendwo zwischen anderen Unterlagen. Ein weiterer Vorteil ist der Datenschutz. Gerade die Möglichkeit, einen QR-Code ohne Registrierung und ohne Angabe persönlicher Daten zu scannen, ist ein wesentlicher Unterschied zu vielen Kundenbindungs-Apps. 

An Selbstbedienungskassen könnte es mit dem digitalen Beleg zu einem schnelleren Zahlungsvorgang kommen.(Bild: Hofer/Stadler)

Ganz ohne Nachteile ist die digitale Lösung allerdings nicht. Wer den Beleg direkt auf dem Handy abrufen möchte, benötigt ein geeignetes Smartphone. Außerdem muss der Beleg tatsächlich gespeichert werden, wenn man ihn später noch benötigt. Wer ihn nur kurz öffnet und anschließend nicht herunterlädt, könnte ihn unter Umständen nicht mehr so einfach finden.

Weniger Papier, weniger Aufwand: Was Unternehmen davon haben
Besonders für Handel, Gastronomie, Hotellerie sowie Gewerbe- und Handwerksbetriebe kann die Umstellung Erleichterungen bringen. Bislang muss bei vielen Verkaufsvorgängen ein Papierbeleg ausgedruckt werden. Das verursacht Kosten für Papier und bedeutet zusätzlichen Aufwand im täglichen Betrieb. Wenn Kunden den digitalen Beleg wählen, kann dieser Ausdruck entfallen. Das spart Material und kann die Abläufe an der Kassa beschleunigen. Zudem können digitale Rechnungen einfacher elektronisch archiviert und weiterverarbeitet werden, was in der Buchhaltung und der internen Verwaltung helfen soll. Voraussetzung ist allerdings, dass die Unternehmen ihre Systeme entsprechend organisieren.

Die Einführung erfolgt daher nicht überall gleichzeitig. Während manche Betriebe die technische Möglichkeit bereits anbieten, bereiten andere die Umstellung noch vor. Das Finanzministerium geht davon aus, dass die Nutzung schrittweise zunehmen wird.

Die Belegerteilungspflicht bleibt bestehen
So praktisch der digitale Beleg ist: An einer wichtigen Regel ändert sich nichts. Unternehmen müssen weiterhin einen Beleg ausstellen. Die sogenannte Belegerteilungspflicht gilt unabhängig davon, ob die Rechnung auf Papier oder digital zur Verfügung gestellt wird. Ein Unternehmen kann nicht einfach auf die Rechnung verzichten, nur weil der Kunde keinen Papierbon möchte.