Gekonnte Moderation

Wie du richtig durch Besprechungen führst

In vielen Berufen gehören sie mittlerweile zum Alltag: Besprechungen, in den Informationen ausgetauscht und Entscheidungen getroffen werden. Muss man eine Besprechung selbst leiten, kann das herausfordernd werden. Worauf du achten solltest, erfährst du hier.

Vorbereitung
Überlege dir die Inhalte und das Ziel der Besprechung. Du solltest eine formelle, elektronische Einladung verschicken, in der die Hauptpunkte der Agenda optimalerweise bereits aufscheinen. Vergiss nicht, auch die Räumlichkeit für die Besprechung bekannt zu geben. Auch solltest du dich darum kümmern, inwieweit Unterlagen für die Teilnehmer benötigt werden, und daran denken, diese zeitgerecht abzustimmen und vorzubereiten. Bei längeren Besprechungen sind Getränke bzw. auch Snacks zu empfehlen - diese müssen ebenfalls organisiert werden. Und nicht zuletzt sollte auch für die Protokollführung während der Besprechung gesorgt sein.

Begrüßung und Einleitung
Gib den Teilnehmern die Möglichkeit, gedanklich im Termin anzukommen. Dafür solltest du dir einige wenige einleitende Sätze überlegen, die kurz den Grund der Besprechung beschreiben. Dazu gehört auch der Dank, dass sich die Anwesenden Zeit für den Termin genommen haben. So schaffst du eine freundliche Atmosphäre und alle sind aufnahmebereit für die Inhalte des Termins. 

Umgang mit Verspätungen
Fünf Minuten sind etwa der Zeitraum, in dem auf fehlende Teilnehmer gewartet werden kann. Dann solltest du anfangen. Fehlt ein für den Verlauf der Besprechung wichtiger Teilnehmer, solltest du diesen telefonisch kontaktieren und in diesem Fall sein Eintreffen abwarten oder andere Tagesordnungspunkte vorziehen.

Agenda
Dann solltest du die einzelnen Themen der Besprechung kurz vorstellen und umreißen, was das Ergebnis des Termins sein sollte. Dann folgt das Durchgehen der einzelnen Punkte. Achte darauf, diese in überschaubare Einheiten und konkrete Fragestellungen zu zerlegen. Denn nur so ist das gemeinsame, konstruktive Erarbeiten einer Lösung möglich. Achte auch darauf, die entsprechenden Teilnehmer bei den relevanten Punkten einzubeziehen, um alle erforderlichen Sichtweisen zu bekommen.

Kurzzusammenfassungen
Jeweils am Ende eines Abschnitts solltest du die Ergebnisse kurz festhalten und in die Runde fragen, ob dies richtig wiedergegeben wurde. So wird auch die Protokollverfassung einfacher, da Missverständnisse im Vorhinein ausgeschaltet werden können.

Am Ende der Besprechung
Gib einen Ausblick auf die nächsten Schritte und fasse gegebenenfalls noch einmal die unmittelbar nächsten zu erledigenden Aufgaben zusammen. Gib Bescheid, bis wann und in welcher Form das Protokoll zur Verfügung stehen wird. Abschließen kannst du mit einem kurzen Dank.

Umgang mit Konflikten
Als Moderator musst du auch bei Uneinigkeiten eingreifen. Versuche, die gegenseitigen Standpunkte zusammenzufassen und neutral, ohne emotionale Komponente, zu wiederholen. Du kannst auch Vorschläge zur Lösung einbringen.