Im Rampenlicht

Tipps für eine professionelle Präsentation

Im Büroalltag kommt man nicht selten in die Situation, Informationen an andere weitergeben zu müssen. Inhalte verständlich, nachvollziehbar und gut zu präsentieren, kann zu einer echten Herausforderung werden. Wie du diese kompetent meisterst, liest du hier.

Tipp 1 – Inhalte vorbereiten
Beginne rechtzeitig mit der Vorbereitung der zu präsentierenden Informationen. Üblicherweise wird eine elektronische Präsentation mit einzelnen Folien vorbereitet. Hierbei solltest du auf einen strukturierten Aufbau achten: Titelfolie, Zwischenfolien, mit denen Sinnabschnitte unterteilt werden, und Inhaltsfolien. Sorge dafür, dass es einen roten Faden gibt, der hilft, deinen Ausführungen zu folgen. Die Sinnabschnitte sollten logisch aufeinander aufbauen. 

Weiters gilt das Prinzip: weniger ist mehr. Wenn du mit Aufzählungen arbeitest, sollten nie mehr als sieben bis zehn pro Seite aufscheinen. Auch reicht es, mit Stichworten zu arbeiten – ganze Sätze sind zu schwer zu erfassen. Außerdem sind deine Zuhörer dann mit dem Lesen beschäftigt und hören dir nicht mehr zu.

Daneben sind noch allgemeine Gestaltungsgrundregeln zu beachten: Oberstes Prinzip ist das Corporate Design, das in deinem Unternehmen gilt. Achte auch darauf, nicht mehr als maximal drei verschiedene Schriftgrößen auf einer Folie zu verwenden und nicht wild mit Fett und Kursiv zu formatieren. Ebenso solltest du mit Animationen sparsam sein, da es sehr unruhig wirkt, wenn ständig etwas fliegt, wischt oder dreht, um schließlich zu verschwinden.

Tipp 2 – Präsentation üben
Du solltest die wichtigsten Aussagen auf Handzetteln vorbereiten und die Passagen für dich durchsprechen. So erkennst du, ob du auch wirklich logische Übergänge findest, zusammenhängend erklären kannst bzw. ob du die Inhalte noch anders strukturieren musst. Weiters solltest du bei längeren Präsentationen mit Vortragscharakter Handzettel im Postkartenformat vorbereiten, um zu spicken.

Tipp 3 – Auftreten und Aussehen
Achte darauf, dass du ausgeschlafen und frisch aussiehst. Gewaschene Haare, ein gepflegtes Gesicht und angemessene, ordentliche Kleidung sind absolut unverzichtbar. Die Wahl der richtigen Kleidung - etwa Anzug oder Kostüm - hilft dir auch dabei, dein Auftreten automatisch professionell wirken lassen. Wichtig für Frauen: Wähle Schuhe, in denen du einen stabilen Stand hast. Auch zu offenherzige Kleidung sollte vermieden werden, da dies von den eigenen Aussagen ablenkt.

Tipp 4 – Vorbereitung des Präsentationsplatzes
Kontrolliere, ob alle Medien vorhanden und einsatzbereit sind. Ist ein Laptop mit Beamer vorhanden? Brauchst du ein Flipchart? Sind Stifte griffbereit? Vergiss nicht zu testen, ob alles funktioniert. Wenn du eine Präsentation vorbereitet hast, öffne sie vorab und überprüfe, ob nichts an den Inhalten der Folien verzerrt oder verrutscht ist, alle Bilder nach wie vor vorhanden sind und ob gegebenenfalls die Internetverbindung funktioniert. Stelle dir weiters ein Getränk in Griffweite, falls deine Stimme dich verlässt oder du von Hustenreiz geplagt wirst. Achte darauf, kohlensäurefreie Getränke zu wählen, damit du nicht aufstoßen musst.

Tipp 5 – Präsentationstechnik
Achte auf eine aufrechte Körperhaltung. Deine Hände sollten ihre Basisposition vor dem Bauchnabel haben, Gesten werden darüber ausgeführt. Lass deine Hände nicht lasch herunterhängen, das zeigt Passivität. Lächle und sprich mit starker Stimme. Variiere Lautstärke und Sprechtempo, um Bewegung in den Vortrag zu bringen. Werde nicht zu schnell und lege auch Pausen ein, damit dein Publikum wichtige Informationen verarbeiten kann. Bei Fragen ins Publikum sind geschlossene Fragen optimal, die mit Ja oder Nein beantwortet werden können, sonst droht oft Schweigen im Walde. Hier kannst du auch um kurze Handzeichen bitten.

Tipp 6 – Umgang mit Unterbrechungen
Es ist normal, dass Störungen vorkommen. Teilnehmer verspäten sich, flüstern untereinander, rascheln mit Unterlagen oder spielen mit ihren Handys. Lass dich dadurch nicht aus der Fassung bringen und mach einfach weiter. Gegebenenfalls kannst du einfach kurz unterbrechen und schweigen. Nutzt auch das nichts, dann sprich die Störenden freundlich darauf an, frage, wie du helfen kannst, biete eventuell eine Unterbrechung an oder bitte um Ruhe. 

Tipp 7 – Fragen
Du solltest zu Beginn des Vortrags ankündigen, wann du Fragen gestellt bekommen möchtest: gleich während des Vortrags oder erst danach? Du solltest dafür natürlich genug Zeit eingeplant haben. Kommen Fragen, die du nicht beantworten kannst, dann notiere dir diese und versprich, die Antwort nachzureichen.