Zeit sparen

So gestaltest du deinen Arbeitstag produktiv

Oft hat man das Gefühl, ein Arbeitstag ist vergangen und die Zeit ist dabei sprichwörtlich durch die Finger geronnen: Man war beschäftigt, hat sich permanent mit etwas befasst, jedoch ohne dabei wirklich etwas bewegt zu haben. Die Ursache dafür sind versteckte Zeitfresser. Wie du diese ausschaltest, erfährst du hier.

Bessere Organisation
Studien gehen davon aus, dass wir stolze 19 Prozent unserer Arbeitszeit nur mit Suchen verbringen. Das bedeutet: Von acht Stunden Arbeit sind wir knappe zwei Stunden nur damit beschäftigt, Verlegtes wieder aufzutreiben. Und kommen dadurch natürlich in immensen Stress. Dabei ist die Lösung so einfach: Ordnung schaffen! Hilfreich hierbei ist ein kluger Aufbau deines Arbeitsplatzes. Das kann zum Beispiel durch Ordnungssysteme und Ablagehilfen geschehen. 

Eins nach dem anderen
Du bekommst einen Anruf, schnappst dir einen Stift und notierst hektisch eine Nachricht auf einem gerade greifbaren Stück Papier. Kaum ist das Gespräch zu Ende, fliegt der Zettel in die eine Richtung, der Stift in die andere und du versuchst, an die Tätigkeit vor dem Telefonat anzuschließen. Etwas später erinnerst du dich, dass im Telefonat erwähnt wurde, dass du etwas erledigen solltest - und suchst hektisch nach den notierten Zeilen. Doch der Zettel ruht mittlerweile irgendwo inmitten eines Aktenberges und ist nicht mehr greifbar. Besser organisierst du dich, wenn du für genau solche Fälle einen Block hast, auf dem alle eingehenden Nachrichten oder ToDo's aus E-Mails notiert werden, damit du sie nacheinander abarbeiten kannst. Dieser Block sollte einen fixen Platz auf deinem Schreibtisch haben. 

Zeit richtig planen
Du verfasst gerade ein Schreiben, in diesem Moment läutet das Telefon. Du hebst natürlich sofort ab. Als du das Telefonat fünf Minuten später beendest und gerade versuchst, dich an diese eine Formulierung zu erinnern, steht plötzlich deine Kollegin vor dir und braucht deine Unterstützung. Einige Minuten später sitzt du wieder vor dem Schirm, möchtest den vor einer Viertelstunde begonnenen Satz fertig schreiben, da kommt eine E-Mail, die du natürlich sofort beantwortest. Zugegeben, eine sehr drastische Schilderung. Doch Hand aufs Herz, wie oft lassen wir uns bei einer Aufgabe stören und arbeiten dadurch an mindestens drei Dingen gleichzeitig?

Hier geht sehr viel Zeit verloren, demm du musst dich immer wieder neu in jede begonnene Aufgabe hineindenken. Daher solltest du versuchen, deinen Arbeitstag in zusammenhängende Aufgabenblöcke zu unterteilen. Definiere störungsfreie Zeiten, in denen du dein Telefon umleitest und deine E-Mails nicht ansiehst. Zeiten für Rückrufe und Emailantworten sollten immer gesammelt für eine halbe Stunde zwischen deinen Aufgabenblöcken stattfinden. Auch deine Kollegen solltest du so disziplinieren, dass du nur zu gewissen Zeiten gestört wirst. 

"Vergissmeinnicht"
Die Ursache für die Schwierigkeit des störungsfreien und zusammenhängenden Arbeitens liegt oft darin, dass wir zu wenig darüber Bescheid wissen, was wir in Summe erledigen müssen. Denn oft fällt dir während einer Tätigkeit ein, dass du in Wahrheit noch etwas furchtbar Dringendes vergessen hast. Du unterbrichst deine laufende Aufgabe und widmest dich dem Nachzuholenden. Eine altmodische, aber bewährte Methode ist es, einen Block neben sich zu legen und spontane Einfälle einfach zu notieren. So kannst du dich auf deine laufende Aufgabe konzentrieren und trotzdem alles abarbeiten. 

Dinge gleich erledigen
Viel Zeit geht auch dadurch verloren, dass wir manche Aufgaben mehrmals in die Hand nehmen, ohne sie wirklich fertig zu machen. Beispielsweise liest du eine E-Mail, in der du um etwas gebeten wirst. Statt zu antworten, springst du weiter zur nächsten E-Mail und vergisst den Arbeitsauftrag oder die Antwortemail. Und kommst dadurch wieder in Verzug.

Du solltest E-Mails einmal lesen und dabei sofort entscheiden, was damit passiert: löschen, antworten, archivieren. So verhinderst du, dass sich Hunderte E-Mails in deinem Posteingang sammeln und du irgendwann Stunden damit verbringst, wieder Ordnung in dieses Chaos zu bringen. Kannst du den Arbeitsauftrag nicht gleich erfüllen, lasse die E-Mail auf Status "ungelesen", so weißt du, dass hier noch etwas offen ist. Auch solltest du dir Limits für deine Aufgaben setzen, zum Beispiel innerhalb von drei Tagen alles abzuarbeiten. So weißt du, dass keine älteren Aufgaben offen sind, und gerätst dadurch nicht unter Druck.