13.03.2012 11:00 |

Mehr Zeit für dich

Weniger Stress dank besserer Organisation

Du arbeitest froh und munter vor dich hin. Auf einmal fällt dein Blick auf die Uhr - und Entsetzen packt dich: Es ist bereits 14 Uhr, und du hast nicht einmal die Hälfte der Dinge erledigt, die du dir vorgenommen hattest. Wohin ist die Zeit nur verschwunden? Hier erfährst du, wie du deine Arbeit besser planen kannst, damit du nicht unnötig in Stress gerätst.

Kampf der Unordnung
Studien gehen davon aus, dass wir stolze 19 Prozent unserer Arbeitszeit nur mit Suchen verbringen. Das bedeutet: Von acht Stunden Arbeit sind wir knappe zwei Stunden nur damit beschäftigt, Verlegtes wiederzubeschaffen. Und kommen dadurch natürlich in immensen Stress. Dabei ist die Lösung so einfach: Ordnung schaffen!

Hilfreich hierbei ist ein durchdachter Aufbau deines Arbeitsplatzes. Das kann zum Beispiel durch Ordnungssysteme und Ablagehilfen geschehen. Du solltest alle Ablageplätze beschriften und zu dir sprechen lassen: "Erledige mich!", "Bring mich zur Post!", "Leg mich ab!" – denn so hast du das Gefühl, die Fächer leeren zu müssen.

Viel Potenzial liegt auch in der folgenden Situation: Du bekommst einen Anruf, schnappst dir einen Kugelschreiber mitsamt Post-It-Block und notierst hektisch eine Nachricht. Kaum ruht der Hörer wieder auf der Gabel, fliegt der Block in die eine Richtung, der Kugelschreiber in die andere. Und etwas später suchst du hektisch nach den notierten Zeilen und auch nach deinem Kugelschreiber – denn der ruht mittlerweile wohlbehütet unter einer beschützenden Decke von Papierkram, den du mal eben mit dem Ellbogen zur Seite gewischt hast. Hierbei kann dir eine einfache Regel helfen: Jedes Ding hat seinen Platz. Und kommt nach Benützung auch direkt dorthin wieder zurück. Schwierig in der Umsetzung, aber je öfter du es versuchst, desto öfter kann es auch gelingen.

In jedem Fall solltest du einmal pro Tag Ordnung schaffen. Dabei hilft es, Formulare und anderen Papierkram nach Zusammengehörigkeit zu gruppieren und in entsprechenden Klarsichtfolien unterzubringen, bis du sie bearbeiten kannst. Lege in jede Hülle einen Zettel, auf dem steht, was mit dem Inhalt zu tun ist. So kannst du alles zu einem späteren Zeitpunkt leicht wieder aufarbeiten.

Optimale Zeitplanung
Du verfasst gerade ein Schreiben, in diesem Moment läutet das Telefon. Du hebst natürlich sofort ab. Als du das Telefonat fünf Minuten später beendest und gerade versuchst, dich an diese eine Formulierung zu erinnern, steht plötzlich deine Kollegin vor dir und braucht deine Unterstützung. Einige Minuten später sitzt du wieder vor dem Schirm, möchtest den vor einer Viertelstunde begonnenen Satz fertig schreiben, da kommt eine E-Mail, die du natürlich sofort beantwortest. Zugegeben, eine sehr drastische Schilderung. Doch Hand aufs Herz, wie oft lassen wir uns in einer Aufgabe stören und arbeiten dadurch an mindestens drei Dingen gleichzeitig?

Hier geht sehr viel Zeit verloren: Du musst dich immer wieder neu in jede begonnene Aufgabe hineindenken. Daher solltest du versuchen, deinen Arbeitstag in zusammenhängende Aufgabenblöcke zu unterteilen. Definiere störungsfreie Zeiten, in denen du dein Telefon umleitest und deine E-Mails nicht ansiehst. Zeiten für Rückrufe und E-Mail-Antworten sollten immer gesammelt für eine halbe Stunde zwischen deinen Aufgabenblöcken stattfinden. Auch deine Kollegen solltest du dazu disziplinieren, dass du nur zu gewissen Zeiten erreichbar bist. Angenehmer Effekt: Wenn du dich immer auf eine Aufgabe konzentrierst, kannst du ruhiger und effizienter arbeiten. Dein Stressempfinden nimmt rapide ab.

"Vergissmeinnicht"
Die Ursache für die Schwierigkeit des störungsfreien und zusammenhängenden Arbeitens liegt oft darin, dass wir zu wenig darüber Bescheid wissen, was wir in Summe erledigen müssen. Denn oft fällt dir während einer Tätigkeit ein, dass du in Wahrheit noch etwas furchtbar Dringendes vergessen hast zu erledigen. Du unterbrichst deine laufende Aufgabe und widmest dich dem Nachzuholenden. Eine altmodische, aber bewährte Methode ist es, einen Block neben sich zu legen und spontane Einfälle einfach zu notieren. So kannst du dich auf deine laufende Aufgabe konzentrieren und trotzdem alles abarbeiten.

Auch ist es sinnvoll, sich eine generelle Todo-Liste anzulegen, auf der du alle Hauptaufgaben samt Teilaufgaben notierst und den aktuellen Status festhältst. So siehst du, bei welchen Teilaufgaben du beispielsweise auf eine E-Mail-Antwort, eine Freigabe, einen Liefertermin etc. wartest und kannst leichter nachvollziehen, was du wann angestoßen hast bzw. was noch zu tun ist. Diese Listen kannst du auch in einem separaten Ordner ablegen. So kannst du auch historisch die Fortschritte leicht nachvollziehen.

Nie mehr "Mach' ich später"
Viel Zeit geht auch dadurch verloren, dass wir manche Aufgaben mehrmals in die Hand nehmen, jedoch ohne diese wirklich fertig zu machen. Beispielsweise liest du eine E-Mail, in der du um etwas gebeten wirst. Statt zu antworten, springst du weiter zur nächsten Mail und vergisst den Arbeitsauftrag oder die Antwort-Mail. Und kommst dadurch wieder in Verzug.

Du solltest E-Mails einmal lesen und dabei sofort entscheiden, was damit passiert: löschen, antworten oder archivieren. So verhinderst du, dass sich Hunderte E-Mails in deinem Posteingang sammeln und du irgendwann Stunden damit verbringst, wieder Ordnung in dieses Chaos zu bringen. Kannst du den Arbeitsauftrag nicht gleich erfüllen, lasse die E-Mail auf Status "ungelesen", denn so weißt du, dass hier noch etwas offen ist. Auch solltest du dir Limits für deine Aufgaben setzen, zum Beispiel innerhalb von drei Tagen alles abzuarbeiten. So weißt du, dass keine älteren Aufgaben offen sind, und gerätst dadurch nicht unter Druck.

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