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Besser arbeiten durch die richtige Planung

Oft setzt du dich in der Früh an deinen Schreibtisch. Nach ein paar Stunden stellst du fest, wie viel Zeit schon vergangen ist – und wie wenig du eigentlich in der verstrichenen Zeit vorangekommen bist. Der Grund dafür ist meist ganz einfach: mangelnde Organisation! Mit der richtigen Planung kannst du deine Arbeitszeit deutlich besser nützen. krone.at zeigt dir, wie's funktioniert.

Meist liegt die Wurzel für ineffektives Arbeiten darin, dass wir einfach beginnen, irgendetwas zu tun, ohne jedoch den Überblick, geschweige denn einen Plan zu haben, was insgesamt zu tun ist. Dadurch sind wir den ganzen Tag lang beschäftigt, jedoch ohne nennenswerte Fortschritte zu erzielen. 

Schritt 1 – Überblick verschaffen
Zu Beginn jeder Arbeitswoche bzw. am Ende jeder Arbeitswoche solltest du dir einen Überblick verschaffen, was alles zu tun ist. Diese Aufgaben bündelst du zu zusammengehörigen Bereichen und notierst sie dir. Wichtig dabei ist es, Prioritäten zu vergeben. Du kannst z.B. nach einem Ampelsystem vorgehen: Rot sind dringende Aufgabe, gelb sind wichtige Aufgaben ohne zeitliche Limits, und grün sind Aufgaben, die nebenbei erledigt werden müssen, deren Erledigung jedoch kaum Auswirkungen auf andere Arbeitsprozesse haben. So verschaffst du dir einen groben Überblick über alles, was in der kommenden Woche erledigt werden muss. 

Schritt 2 – Zeitplan erstellen
Als nächstes schreibst du dir einen genauen Plan, wann du welche Aufgabe erledigst. Dabei berücksichtigst du natürlich die Prioritäten, die du dir gesetzt hast. Du solltest für jeden Tag einen genauen Ablauf schreiben und jeder Aufgabe ein Zeitfenster zuteilen. Idealerweise sollte so jeder Arbeitstag der kommenden Woche durchstrukturiert sein – du weißt zu jeder Zeit, wann du mit welcher Aufgabe beschäftigt sein wirst. 

Schritt 3 – Detailplanung
Nun solltest du dir für jede Aufgabe die detaillierten Arbeitsschritte notieren: Welche Informationen brauchst du noch, was muss alles erledigt sein, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist? Damit erstellst du dir eine genaue Checkliste, die dir dabei hilft, exakt und strukturiert zu arbeiten – du wirst schneller vorankommen und wenig fehleranfällig sein. 

Schritt 4 – Umsetzung
Nun kannst du zu arbeiten beginnen. Du arbeitest einfach zügig Punkt für Punkt deiner Liste ab. Dadurch, dass du nun nicht mehr unkoordiniert einmal an dieser Aufgabe, einmal an jener arbeitest, und zwischendurch erst überlegen musst, was nun als nächstes kommt, sparst du jede Menge Zeit und kommst deutlich schneller voran. Und am Ende des Tages wird sich ein herrliches Erfolgsgefühl einstellen, wenn du siehst, wie viele Häkchen du auf deiner Liste machen konntest. 

Was tun mit Zeitdieben?
Leider kommt es ja immer wieder vor, dass Kollegen oder Kunden deinen Arbeitsfluss unterbrechen. Hier ist es wichtig, dass du deinem Umfeld angewöhnst, Mails zu schreiben mit ihren Anliegen, und du dich dann zu gegebener Zeit darum kümmerst. Du kannst dafür in regelmäßigen Abständen Zeitfenster einplanen, in denen du dich um diese plötzlich auftauchenden Erledigungen kümmerst.