Aufgeräumt

Stopp dem Schreibtisch-Chaos!

Du kommst in der Früh ins Büro und auf deinem Schreibtisch sieht es so aus, als hätte eine Granate eingeschlagen. Du nimmst dir fest vor aufzuräumen, doch dann klingelt gleich einmal das Telefon, und Tausende Dinge sind plötzlich wichtiger als ein geordneter Arbeitsplatz. Dabei ist dein Arbeitsumfeld ein enorm wichtiger Einflussfaktor auf dein Wohlbefinden und damit auch auf deine Arbeitsqualität. Ganz abgesehen von der Zeit, die du mit Suchen verbringst. Wie du spielend leicht Ordnung schaffen kannst, das erfährst du hier.

Radikal!
Am besten funktioniert das Ordnungschaffen dann, wenn du bei Null beginnen kannst und wenn du guter Laune bist. Mach etwas Musik, bring dich in gute Stimmung. Dann räum deine Schreibtischplatte komplett leer und putze sie. Danach kannst du deinen Schreibtisch in Raster unterteilen. Ein Raster ist für Schreibgeräte da, ein Raster für aktuell zu erledigende Dinge und ein Raster für Aufgaben in der Warteschleife. Ein Raster kannst du z. B. auch für Fotos oder persönliche Dinge reservieren. Derart in Blöcke aufgeteilt, fällt es dir leichter, Ordnung zu schaffen und vor allem Ordnung zu halten. 

Du solltest dir auch überlegen, welche Dinge du nicht täglich brauchst. Diese haben auf der Schreibtischplatte nichts verloren und sollten nach Möglichkeit in Schubladen oder Kästen verstaut werden. 

Ordnungssysteme
Das größte Problem beim Schreibtischchaos sind zumeist die fliegenden Zettel. Wenn möglich solltest du dir daher hier mit Ordnungssystemen das Leben etwas leichter machen. Hängeregistraturen sind hier sehr praktisch, weil du auf kleinem Raum gut unterteilt sehr viele verschiedene Unterlagen unterbringen kannst. Aber auch die guten alten Ordner oder Ordnungsmappen sind bewährte Helfer beim Ordnung schaffen. Hast du nichts in dieser Art bei der Hand, dann können aber auch einfache Klarsichtfolien dabei helfen, Ordnung ins Chaos zu bringen. Jede Aufgabenkategorie bekommt einfach ihre eigene Folie – und schon hast du keine losen Zettel mehr herumfliegen. 

Wichtig dabei ist in jedem Fall, dass du auf klare Beschriftungen achtest, damit du auf den ersten Blick erkennst, welche Unterlagen wo zu finden sind. Das gilt übrigens auch für Kleinutensilien wie Büroklammern oder Registerblätter. Diese kannst du am besten in kleinen, gut beschrifteten Boxen oder Dosen verwahren – und das Chaos hat keine Chance mehr.

Fünf Boxen
Am besten kannst du dich organisieren, wenn du auf deinem Schreibtisch fünf Ablagefächer hast. Zuerst gibt es ein Eingang-Fach, in dem neue Aufträge und Korrespondenzen landen, die du noch nicht durchgesehen hast. Vom Eingangsfach wandern die Aufgaben in ein Erledigen-Fach – so siehst du, was noch alles zu tun ist. Das Lesen-Fach ist dann für Unterlagen wie Zeitschriften, Magazine oder Ähnliches da, die du dir noch aufheben möchtest. Auch solltest du dir ein Ausgangs-Fach zulegen, in dem jene Dinge landen, die du erledigt hast und die an Dritte weitergegeben werden müssen. Ins Ablage-Fach kommen dann alle Dinge, die du schon erledigen konntest und nun archivieren kannst.

P wie Papierkorb
Beim Anblick manchen Schreibtisches wird klar: Der Sammlertrieb beherrscht uns noch heute. Gott sei Dank gibt es da eine tolle Erfindung – sie nennt sich Papierkorb! Und sollte auch täglich genutzt werden. Denn sonst stolperst du immer wieder über Dinge, die du eigentlich schon längst geistig abgehakt hast, und wirst dadurch immer wieder aufgehalten. Daher solltest du auch in regelmäßigen Abständen deine Ablagesysteme durchforsten, welche Unterlagen du nicht mehr brauchst und diese nach sorgfältiger Prüfung entsorgen. Sonst entsteht nur Ballast, der dich auf Dauer im Chaos ersticken lässt. Musst du aus Dokumentationsgründen sämtlichen Schriftverkehr aufbewahren, dann sollte dies in Ordnern passieren, die möglichst mit deinem täglichen Arbeitsbereich nichts zu tun haben und dich langfristig nicht belasten. 

Disziplin
Wenn du einmal Ordnung schaffst, dann kannst du meist die Tage zählen, bis der ursprüngliche chaotische Zustand wieder hergestellt ist. Daher gilt es, sich selbst an der Nase zu nehmen und am Ende jedes Arbeitstages fünf bis zehn Minuten Zeit für Ordnungsmaßnahmen zu reservieren. So kannst du gleich feststellen, was du alles erledigen konntest und was am kommenden Tag die wichtigsten Aufgaben sind. Der Vorteil: Du kannst deinen Arbeitsplatz ruhigen Gewissens verlassen - und vielleicht macht ja dann am nächsten Morgen der Anblick deines Schreibtischs sogar ein bisschen mehr Freude.