Sa, 18. August 2018

Zeitmanagement

21.01.2015 17:41

Zeit gewinnen durch bessere Organisation

Die Stunden eines Arbeitstages scheinen manchmal regelrecht wie Sand durch die Finger zu rinnen. Doch manchmal helfen schon kleine Änderungen bei Arbeitsmethoden oder Selbstorganisation, um einiges an Zeit zu gewinnen und weniger Stress zu haben.

Tipp 1 - Ordnung
Wir verbringen etwa ein Zehntel unserer Arbeitszeit damit, nach Dingen zu suchen, die wir entweder verlegt oder nicht systematisch abgelegt haben. Zeit, die man wesentlich besser nutzen könnte. Nehmen Sie sich besser jeden Tag kurz Zeit, um Ordnung zu schaffen: Machen Sie auf Ihrem Schreibtisch sauber, legen Sie Ihre Mails ab. Ein aufgeräumter Arbeitsbereich hilft zudem dabei, sich längere Zeit durchgehend auf den Abschluss einer Aufgabe zu konzentrieren und man spart damit doppelt Zeit: Sie werden schneller fertig und vergeuden weniger Zeit für die Suche nach Unterlagen. Gewöhnen Sie sich weiters an, jedem Ding seinen fixen Platz zuzuweisen: Kugelschreiber, Blöcke, Post-its, Mobiltelefon – derartige Gegenstände sollten Sie blind auffinden können.

Tipp 2 – Tagesplanung nach Aktivitätslevel
Versuchen Sie, Ihren Tag zu strukturieren. Aufgaben, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern, sollten Sie in jene Zeiten legen, wo Sie konzentriert und störungsfrei arbeiten können. Rein administrative Aufgaben sollten eher ans Ende des Arbeitstages gelegt werden, wo Ihre Aufmerksamkeit schon etwas nachlässt. So nutzen Sie Ihre Ressourcen ideal und sparen dadurch Zeit.

Tipp 3 – Gleichartige Aufgabenblöcke schaffen
Weiters sollten Sie ähnliche Aufgaben zeitlich zusammenfassen. Eine Zeit zum Beantworten von E- Mails, eine Zeit zum Telefonieren, eine Zeit für die Ablage, etc. Damit können Sie sich viel besser auf eine Art der Tätigkeit konzentrieren und die Arbeit geht schneller von der Hand. Wenn Sie Besprechungen wahrnehmen müssen, legen Sie auch diese möglichst hintereinander, um die Zeit effizient zu nutzen. Denn kurze Zeitfenster zwischen Besprechungen führen meist dazu, dass die Zeit nicht produktiv genutzt werden kann, weil durchgehendes, konzentriertes Arbeiten in dem zur Verfügung stehenden Zeitfenster kaum möglich ist: Bis Sie gedanklich voll in der Aufgabe angekommen sind, müssen Sie schon weiter zum nächsten Termin.

Tipp 4 - Störfaktoren ausschalten
Brauchen Sie für eine Aufgabe Ruhe, sollten Sie ein "Bitte nicht stören"-Schild an Ihre Tür hängen bzw. am Arbeitsplatz anbringen und das Telefon zu einem Kollegen umleiten. Definieren Sie störungsfreie Zeiten, in denen Sie wirklich konzentriert arbeiten können. Danach bleibt noch immer genug Zeit, um alles andere zu erledigen.

Tipp 5 - Überblick verschaffen
Zu Beginn jeder Arbeitswoche bzw. am Ende jeder Arbeitswoche sollten Sie sich einen Überblick verschaffen, was alles in dieser bzw. der kommenden Woche zu tun ist. Diese Aufgaben bündeln Sie am besten zu zusammengehörigen Bereichen und notieren Sie sich. Wichtig dabei ist es, Prioritäten zu vergeben.

Sie können z.B. nach einem Ampelsystem vorgehen: Rot sind dringende Aufgaben, gelb sind wichtige Aufgaben ohne zeitliche Limits und grün sind Aufgaben, die nebenbei erledigt werden müssen, deren Erledigung jedoch kaum Auswirkungen auf andere Arbeitsprozesse haben. So verschaffen Sie sich einen groben Überblick über alles, was erledigt werden muss.

Auch das Arbeiten mit Terminmappen kann gedanklich entlasten, indem Sie sich Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt so ablegen, dass Sie beim Durchsehen der Mappe automatisch daran erinnert werden. Durch die Entlastung können Sie sich besser auf jede Aufgabe für sich konzentrieren und werden dadurch rascher fertig.

Pareto-Prinzip
Nach dem Pareto-Prinzip (auch 80:20-Regel) ist es oft so, dass mit 20% des Aufwands 80% des Ergebnisses erreicht werden, während im Umkehrschluss 20% des Ergebnisses mit 80% Aufwand erwirtschaftet werden müssen. Versuchen Sie, für sich abzugrenzen, wann ein zufriedenstellender Ergebnisgrad erreicht ist, ohne unverhältnismäßigen Zusatzaufwand zu investieren. So sparen Sie Zeit, die Sie wiederum für ein 80%-Ergebnis der nächsten Aufgabe aufwenden können.

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