Vertretung und Co.

Wie Sie Ihren Urlaub richtig vorbereiten

Sommerzeit ist Urlaubszeit! Doch manchen Berufstätigen fällt es gar nicht so leicht, sich in die wohlverdienten Ferien zu verabschieden: Man ist besorgt, was während dem Urlaub nicht alles liegen bleiben und schiefgehen könnte. Mit der richtigen Vorbereitung auf den Urlaub kann man sich jedoch beruhigt seiner Erholung widmen.

Die Sorgen im Vorfeld eines Urlaubs sind nicht ganz unberechtigt. Schließlich übernimmt meist ein Kollege Ihr Aufgabengebiet, der sich damit nicht in jener Tiefe befasst, wie Sie es Tag für Tag tun. Oft ist es sogar erforderlich, dass Sie Ihren Job auf mehrere Kollegen aufteilen, da einer alleine überfordert wäre. Dass da hin und wieder nicht alles glatt läuft, ist verständlich. Durch die richtige Vorbereitung können Sie Probleme jedoch verhindern.

Was ist zu tun?
Zuerst sollten Sie Aufgaben in zusammengehörige Pakete teilen. Dann betrachten Sie jedes Aufgabenbündel für sich und treffen zunächst die grundlegende Entscheidung, ob Sie für dieses Paket überhaupt eine Vertretung brauchen. Wenn Sie vierzehn Tage nicht da sind, kann die eine oder andere Aufgabe vielleicht aufgeschoben werden. Vorteil: Sie müssen keine Vertretung einschulen. Bei den übrigen Paketen überlegen Sie sich, wer für die Vertretung am besten geeignet ist. Vielleicht gibt es ja einen Kollegen, der diese Aufgabe vor Ihnen gemacht hat. Dann ist es eine gute Option, ihm dieses Paket einfach während Ihres Urlaubs "zurückzugeben". Für alle anderen Aufgaben besprechen Sie sich am besten mit Ihrem Vorgesetzten.

Damit die Aufgaben auch so erledigt werden, wie Sie das normalerweise machen, sollten Sie Übergaben schreiben. Notieren Sie, wann die Aufgabe gemacht werden muss sowie die einzelnen Schritte, wie Sie bei der Arbeit vorgehen. So kann Ihr Kollege jederzeit genau nachlesen, was zu tun ist. Zusätzlicher Vorteil: Auch wenn Sie einmal krank sein sollten, ist eine Anleitung für die wichtigsten Erledigungen vorhanden. Zugangsdaten wie z.B. Passwörter sollten Sie ebenfalls notieren (und sicher deponieren). Außerdem sind allfällige Freischaltungen im Firmennetzwerk zu beantragen, damit Ihre Vertretung überhaupt zu arbeiten beginnen kann.

In jedem Fall ist es sinnvoll, dass Sie Ihre Kollegen vierzehn Tage vor Ihrem Urlaub langsam auf Ihre Abwesenheit vorbereiten. So ist sichergestellt, dass Sie alle Einschulungen und Übergaben zeitgerecht über die Bühne bringen und nicht in letzter Sekunde Hektik ausbricht.

Korrespondenz
Weiters ist es wichtig zu regeln, wer sich in Ihrer Abwesenheit um Ihre Post und Ihre E-Mails kümmert. Diesem Kollegen sollten Sie besondere Ablagerichtlinien bei Ihrer Korrespondenz erklären. Wenn Sie auf wichtige Informationen warten, bereiten Sie den Kollegen darauf vor, wie er zu reagieren hat, wenn diese während Ihrer Abwesenheit einlangen.

Je nach Unternehmensvorgabe ist es erforderlich, dass Sie eine automatisierte Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails einrichten. Damit ist sichergestellt, dass jeder, der mit Ihnen in Kontakt treten möchte, darüber verständigt wird, wie lange Sie auf Urlaub sind und an wen er sich in wichtigen Angelegenheiten wenden kann. Wenn Sie ein Firmenhandy haben, hinterlassen Sie auf der Sprachbox einen entsprechenden Text, damit jeder weiß, dass und wie lange Sie nicht erreichbar sind und wer Ihre Vertretung übernommen hat.

Auch empfiehlt es sich, in der letzten Woche vor dem Urlaub alle wichtigen, noch offenen Aufgaben weitestgehend abzuarbeiten, damit Sie Ihren Kollegen keinen unnötigen Stress aufbürden. Zusätzlich sollten Sie notieren, was Sie unmittelbar nach Ihrer Rückkehr erledigen müssen - dadurch wird das Einarbeiten nach dem Urlaub entspannter. Das Ziel sollte jedenfalls ein leerer Schreibtisch bei Ihrem Aufbruch in den Urlaub sein. Das ist gleichzeitig eine optische Beruhigung für Sie: Ordnung bedeutet keine unmittelbar zu erledigende Arbeit. Das heißt, Sie können sich beruhigt in Ihre Auszeit verabschieden. Und dank Ihrer Vorbereitung auch gut erholt zurückkehren.