Multitasking ade!

Wie du wirklich fehlerfrei und effizient arbeitest

Das Telefon läutet, du schreibst nebenbei ein E-Mail und versuchst parallel, die Zeichensprache deines Kollegen zu entschlüsseln, der dir irgendetwas ach so Wichtiges mitteilen möchte. Die Wahrscheinlichkeit, dass du deinen Gesprächspartner korrekt verstehst, dein E-Mail fehlerfrei hinbekommst und mit deinem Kollegen ohne Missverständnisse kommunizieren kannst, ist gleich null. Multitasking bringt dir keine Zeitersparnis, sondern kostet dich im Endeffekt Zeit und Energie. Wie du wirklich effizient arbeitest, erfährst du hier.

Multitasking beschreibt die Fähigkeit, mehrere verschiedenartige Prozesse zur gleichen Zeit bzw. in kurzer zeitlicher Folge zu bearbeiten. Das funktioniert am ehesten bei zwei Aufgaben, von denen eine keine große Aufmerksamkeit erfordert, wie etwa Bleistiftspitzen und Telefonieren. Zwei Aufgaben, die Konzentration erfordern, sind bereits schwierig parallel zu bewältigen. 

Mittlerweile ist auch durch wissenschaftliche Untersuchungen erwiesen, dass bei Multitasking die Arbeitseffizienz deutlich sinkt. Denn das Problem an Multitasking ist, dass du viele Dinge mit einem zwangsläufig geringeren Maß an Aufmerksamkeit zu lösen versuchst. Dein Gehirn filtert die einzelnen Reize und trifft dabei eine Auswahl an relevanten Informationen. Je mehr Reize gefiltert werden müssen, desto mehr Informationen bleiben aber auf der Strecke. Damit triffst du fehlerhafte Entscheidungen bzw. löst Aufgaben inkorrekt. Abgesehen davon, dass diese ständige Reizüberflutung dich ermüdet und dein subjektives Stressempfinden steigert. Mit den folgenden Tipps kommst du stressfreier und korrekt ans Ziel.

Tipp 1 – Tagesplanung nach Aktivitätslevel
Versuche, deinen Tag zu strukturieren. Aufgaben, die deine volle Aufmerksamkeit erfordern, solltest du in jene Zeiten legen, wo du konzentriert und störungsfrei arbeiten kannst. Rein administrative Aufgaben sollten eher ans Ende des Arbeitstages gelegt werden, wo deine Aufmerksamkeit schon etwas nachlässt. 

Tipp 2 – Gleichartige Aufgabenblöcke schaffen
Weiters solltest du ähnliche Aufgaben zeitlich zusammenfassen. Eine Zeit zum Beantworten von E-Mails, eine Zeit zum Telefonieren, eine Zeit für die Ablage, etc. Damit kannst du dich viel besser auf eine Art der Tätigkeit konzentrieren und die Arbeit geht leichter von der Hand.

Tipp 3 - Störfaktoren ausschalten
Brauchst du für eine Aufgabe Ruhe, dann solltest du auch ein „Bitte nicht stören“-Schild an deine Tür hängen und das Telefon zu einem Kollegen umleiten. Definiere störungsfreie Zeiten, in denen du wirklich konzentriert arbeiten kannst. Danach bleibt noch immer genug Zeit, um alles andere zu erledigen.

Tipp 4 – Pausen machen
Hast du eine Aufgabe abgeschlossen, dann solltest du dir eine kurze Pause gönnen. Damit kannst du abschalten, gewinnst Abstand und bereitest dich auf die nächste Aufgabe vor. Ein bisschen die Beine vertreten, etwas trinken, Frischluft hereinlassen - und du kannst konzentriert weiterarbeiten. 

Tipp 5 – Nicht im Papierkrieg ersticken

Versuche, der „Zettelwirtschaft“ Herr zu werden. Es gibt nichts Schlimmeres, als einen Stapel fliegender Zettel, da du in dem derart entstehenden Chaos schnell nichts mehr findest. Organisiere dich in Mappen bzw. zusammengehörenden Stapeln, mit Handlungsanweisungen auf Post-its. So weißt du immer, wo du stehen geblieben bist und was noch zu tun ist.