Perfekter Überblick

Weniger Stress dank der richtigen Organisation

Die Aktenordner stapeln sich in unendliche Höhen, das Telefon klingelt praktisch pausenlos, dann kommt auch noch der Chef mit einer ach so dringenden Aufgabe auf Sie zu - und Sie sitzen inmitten dieses Chaos und sind nur noch eins: gestresst! Doch es geht auch anders. Mit ein wenig System können Sie Ihren Büroalltag trotz Arbeitsflut relativ stressfrei gestalten.

Zunächst ist es wichtig, dass Sie sich Ihren Arbeitsplatz so einrichtest, dass Sie sich wohlfühlen. Neben einer ergonomischen Ausrichtung der Arbeitsgeräte ist dabei auch die persönliche Note wichtig. Pflanzen oder aufgestellte Fotos mit motivierenden Bildern können da wahre Wunder wirken.

Suchen Sie sich am besten Motive aus, die etwas zeigen, das Sie glücklich macht. Wenn Sie der Stress dann zu übermannen droht, gönnen Sie sich einen kurzen bewussten Augenblick der Ruhe und vertiefen Sie sich in die Bilder. Rufen Sie sich einen angenehmen Ort der Entspannung ins Gedächtnis und stellen Sie sich vor, wie wohl und ausgeruht Sie sich dort fühlen. Dadurch schalten Sie geistig ab, und dieser "Kurz-Urlaub" kann wahre Wunder wirken. 

Auch ist wichtig, dass der Schreibtisch generell viele freie, das heißt nicht verstellte Flächen aufweist – das vermittelt Ruhe und Klarheit. Versuchen Sie daher, unnötige Dinge von Ihrem Schreibtisch zu verbannen.

Überblick verschaffen
Zu Beginn jeder Arbeitswoche bzw. am Ende jeder Arbeitswoche sollten Sie sich einen Überblick verschaffen, was alles in dieser bzw. der kommenden Woche zu tun ist. Diese Aufgaben bündeln Sie am besten zu zusammengehörigen Bereichen und notieren Sie sich. Wichtig dabei ist es, Prioritäten zu vergeben.

Sie können z.B. nach einem Ampelsystem vorgehen: Rot sind dringende Aufgaben, gelb sind wichtige Aufgaben ohne zeitliche Limits und grün sind Aufgaben, die nebenbei erledigt werden müssen, deren Erledigung jedoch kaum Auswirkungen auf andere Arbeitsprozesse haben. So verschaffen Sie sich einen groben Überblick über alles, was erledigt werden muss. 

Auch das Arbeiten mit Terminmappen kann gedanklich entlasten, indem Sie sich Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt so ablegen, dass Sie beim Durchsehen der Mappe automatisch daran erinnert werden. Denn oft wird Stress dadurch ausgelöst, dass Sie das Gefühl haben, nichts vergessen zu dürfen.

Zeitplan erstellen
Als Nächstes schreiben Sie sich einen genauen Plan, wann Sie welche Aufgabe erledigen. Dabei berücksichtigen Sie natürlich die Prioritäten, die Sie sich gesetzt haben. Sie sollten für jeden Tag einen genauen Ablauf schreiben und jeder Aufgabe ein Zeitfenster zuteilen. Idealerweise sollte so jeder Arbeitstag der kommenden Woche durchstrukturiert sein – Sie wissen zu jeder Zeit, wann Sie mit welcher Aufgabe beschäftigt sein werden. 

Detailplanung
Nun sollten Sie sich für jede Aufgabe die detaillierten Arbeitsschritte notieren: Welche Informationen brauchen Sie noch, was muss alles erledigt sein, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist? Damit erstellen Sie sich eine genaue Checkliste, die dabei hilft, exakt und strukturiert zu arbeiten – Sie werden schneller vorankommen und wenig fehleranfällig sein. 

Umsetzung
Nun können Sie zu arbeiten beginnen. Arbeiten Sie einfach zügig Punkt für Punkt der Liste ab. Dadurch, dass Sie nun nicht mehr unkoordiniert einmal an dieser Aufgabe, einmal an jener arbeiten und zwischendurch erst überlegen müssen, was nun als Nächstes kommt, sparen Sie jede Menge Zeit und kommen deutlich schneller voran. Und am Ende des Tages wird sich ein herrliches Erfolgsgefühl einstellen, wenn Sie sehen, wie viele Häkchen Sie auf der Liste machen konnten.

Fortschrittsliste
Die vollendeten Aufgaben würdigen wir viel zu wenig, dabei ist genau das ein wesentlicher Punkt, um ein Zufriedenheitsgefühl zu erlangen. Kleiner Tipp: Jede erledigte Aufgabe wird abgehakt, bewusst und feierlich. Dann können Sie sich daran erfreuen, dass Ihre Liste kürzer wird, und Sie sehen Ihren Fortschritt ganz deutlich! Weiters können Sie nach jedem Punkt eine kleine Pause einlegen, bewusst die Gedanken schweifen lassen, sich etwas zu trinken oder zu essen gönnen und dann ganz entspannt und fröhlich an die nächste Aufgabe gehen.

Unnötige Störungen vermeiden
Ihre lieben Kollegen haben leider die unangenehmen Angewohnheit, immer im denkbar ungünstigsten Moment mit einer ach so wichtigen Angelegenheit zu stören? Dann müssen Sie lernen, sie zu disziplinieren. Sagen Sie einfach: "Ich kann gerade nicht – ich komme später zu dir." Oder lassen Sie sich die Anliegen per Mail schicken. Wichtig dabei: Sie müssen Ihre Versprechen, auf die Bitten zurückzukommen, auch einhalten, sonst funktioniert das System nicht. Bei dringenden Aufgaben, die plötzlich auftauchen, ist das selbstverständlich anders. Dann unterbrechen Sie einfach Ihre aktuelle Erledigung an einem sinnvollen Punkt, machen sich eine Notiz, damit Sie schnell wieder in den Gedankengang hineinfinden, und arbeiten ab, was Dringlichkeit hat. 

Die Arbeit im Büro lassen
Und ganz wichtig: Wenn Sie abends aus dem Büro gehen, dann lassen Sie die Arbeit dort, wo sie hingehört – auf dem Schreibtisch! Schließen Sie ganz bewusst Ihre Bürotür hinter sich und betrachten das als Ritual, mit dem Sie auch Ihren beruflichen Stress hinter sich lassen. Denn nur so können Sie den Feierabend daheim auch wirklich zur Entspannung nützen.