Optimierung

So arbeiten Sie fehlerfrei und effizient

Das Telefon läutet, Sie schreiben nebenbei eine E-Mail und möchten sich gleichzeitig auf Ihren Kollegen konzentrieren, der versucht, Sie mit kryptischen Gesten auf sich aufmerksam zu machen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihren Gesprächspartner sowie Ihren Kollegen korrekt verstehen und dabei noch Ihre E-Mail fehlerfrei verfassen, ist gleich null. Derartige Ablenkungskonstellationen und damit Fehlerquellen gibt es viele - wie Sie wirklich effizient arbeiten, erfahren Sie hier.

Eine sehr häufige Fehlerquelle ist Multitasking. Dieser Begriff beschreibt die Fähigkeit, mehrere verschiedenartige Prozesse zur gleichen Zeit bzw. in kurzer zeitlicher Folge zu bearbeiten. Das funktioniert am ehesten bei zwei Aufgaben, von denen eine keine große Aufmerksamkeit erfordert, wie etwa Bleistiftspitzen und Telefonieren. Zwei Aufgaben, die Konzentration erfordern, sind bereits schwierig parallel zu bewältigen. 

Mittlerweile ist auch durch wissenschaftliche Untersuchungen erwiesen, dass bei Multitasking die Arbeitseffizienz deutlich sinkt. Denn das Problem an Multitasking ist, dass Sie viele Dinge mit einem zwangsläufig geringeren Maß an Aufmerksamkeit zu lösen versuchen. Ihr Gehirn filtert die einzelnen Reize und trifft dabei eine Auswahl an relevanten Informationen. Je mehr Reize gefiltert werden müssen, desto mehr Informationen bleiben aber auf der Strecke. Damit treffen Sie fehlerhafte Entscheidungen bzw. lösen Aufgaben inkorrekt. Abgesehen davon, dass diese ständige Reizüberflutung Sie ermüdet und Ihr subjektives Stressempfinden steigert. Mit den folgenden Tipps kommen Sie stressfreier und korrekt ans Ziel.

Tipp 1 – Tagesplanung nach Aktivitätslevel
Versuchen Sie, Ihren Tag zu strukturieren. Aufgaben, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern, sollten Sie in jene Zeiten legen, wo Sie konzentriert und störungsfrei arbeiten können. Rein administrative Aufgaben sollten eher ans Ende des Arbeitstages gelegt werden, wo Ihre Aufmerksamkeit schon etwas nachlässt. 

Tipp 2 – Gleichartige Aufgabenblöcke schaffen
Weiters sollten Sie ähnliche Aufgaben zeitlich zusammenfassen. Eine Zeit zum Beantworten von E-Mails, eine Zeit zum Telefonieren, eine Zeit für die Ablage, etc. Damit können Sie sich viel besser auf eine Art der Tätigkeit konzentrieren und die Arbeit geht leichter von der Hand.

Tipp 3 - Störfaktoren ausschalten
Brauchen Sie für eine Aufgabe Ruhe, sollten Sie ein "Bitte nicht stören"- Schild an Ihre Tür hängen bzw. am Arbeitsplatz anbringen und das Telefon zu einem Kollegen umleiten. Definieren Sie störungsfreie Zeiten, in denen Sie wirklich konzentriert arbeiten können. Danach bleibt noch immer genug Zeit, um alles andere zu erledigen.

Tipp 4 – Pausen machen
Haben Sie eine Aufgabe abgeschlossen, sollten Sie sich eine kurze Pause gönnen. Damit können Sie abschalten, gewinnen Abstand und bereiten sich auf die nächste Aufgabe vor. Ein bisschen die Beine vertreten, etwas trinken, Frischluft hereinlassen - und Sie können konzentriert weiterarbeiten. 

Tipp 5 – Nicht im Papierkrieg ersticken
Versuchen Sie, der "Zettelwirtschaft" Herr zu werden. Es gibt nichts Schlimmeres als einen Stapel fliegender Zettel, da Sie in dem derart entstehenden Chaos schnell nichts mehr finden. Organisieren Sie sich in Mappen bzw. zusammengehörenden Stapeln, mit Handlungsanweisungen auf Post-its. So wissen Sie immer, wo Sie stehengeblieben sind und was noch zu tun ist.