Praktische Helfer

Diese Gratis-Tools machen Schluss mit dem E-Mail-Chaos

Digital
28.02.2011 13:59
Jeder E-Mail-Nutzer kennt das Problem: Die gesuchte Nachricht ist im überfüllten elektronischen Posteingang nicht mehr aufzufinden, von Anhängen ganz zu schweigen. Um diesem Chaos ein Ende zu setzen, stellt dir krone.at die besten kostenlosen Tools vor, mit denen du mehrere E-Mail-Konten verwalten, Nachrichten schneller durchsuchen, Notizen einfügen und vieles mehr kannst.

Mehrere Adressen verwalten
Es gibt zahlreiche Programme zur Verwaltung mehrerer E-Mail-Adressen, eines der besten - und auf Deutsch erhältlich - ist "MailStore Home". Hier lassen sich die Nachrichten unterschiedlicher E-Mail-Zugänge nicht nur archivieren, sondern auch direkt auf CD oder DVD brennen. Möchte man auf eine Nachricht antworten, öffnet sich automatisch der standardmäßige Client, etwa Outlook von Microsoft oder Mozillas Thunderbird. Integriert werden können E-Mail-Adressen auch via POP, IMAP, Windows Live Mail und Exchange Server.

Outlook besser nützen & verbinden
Wer vor allem mit Microsofts E-Mail-Programm Outlook arbeitet, sollte einen Blick auf "Xobni" - ebenfalls auf Deutsch verfügbar - werfen. Die Software erstellt ein Profil für jeden Sender und Empfänger einer E-Mail und listet dabei die Anhänge extra auf. So wird nicht nur die Suche erleichtert, man kann die Profile auch mit Social-Networking-Plattformen wie Facebook, Xing oder Twitter verbinden - und so über deren Updates auf dem Laufenden bleiben. Außerdem lassen sich so die Beziehungen der einzelnen Mail-Kontakte zueinander ergründen, etwa dass ein Konversationspartner der Vorgesetzte eines anderen ist.

Outlook-Anhänge durchsuchen
Weniger umfangreich, aber ebenso nützlich, ist "OutlookAttachView" (zum Download der deutschsprachigen Version ans untere Ende der Seite scrollen und Installationsanleitung beachten). Es stellt alle Dateianhänge der E-Mails in Outlook in einer Liste dar, wo sie auch gleich geöffnet, gespeichert oder gelöscht werden können. Die Ansicht kann nach verschiedenen Kriterien geordnet werden, etwa Empfänger, Erstellungsdatum oder Dateigröße.

E-Mail-Benachrichtigungen erhalten
Wer nicht ständig von Hand nachsehen möchte, ob auf einer der eigenen E-Mail-Adressen eine Nachricht eingegangen ist, kann auf einen Helfer wie "POP Peeper" zurückgreifen (für die deutsche Version die Installationsanleitung unter "Translations" beachten). Das Programm wird im System Tray (dem Informationsbereich rechts unten, wo sich zum Beispiel Uhrzeit und Datum befinden) angezeigt und benachrichtigt, wenn eine neue Mail angekommen ist. Der Nutzer kann dafür auch einen Signalton auswählen. POP3 und IMAP lassen sich ebenfalls integrieren wie Online-Dienste à la Google Mail oder Hotmail, zudem ist das direkte Lesen, Versenden und Löschen von Mails möglich.

Nachrichten für mehr Übersicht einfärben
Nutzer von Mozillas Thunderbird, die den Überblick über langwierige Unterhaltungen per E-Mail zu verlieren drohen, sollten sich die Erweiterung "Quote Colors" (auf Englisch) ansehen. Der Nutzer kann verschiedenen Zitatebenen unterschiedliche Text- und Hintergrundfarben zuordnen und zwischen verschiedenen Anzeigemodi wählen.

Google-Mail-Nachrichten in Aufgaben verwandeln
Google Mail kann ebenfalls aufgemotzt werden: Wer seine E-Mail-Adresse bei "Taskforce" registriert, kann die (englischsprachige) Erweiterung für seinen Browser - Chrome, Firefox oder Safari - herunterladen. Damit kann der Nutzer eine E-Mail in einen Task (Aufgabe, Prozess) verwandeln und sie so leichter im Auge behalten. Es können auch mehrere Nachrichten hinzugefügt werden, außerdem werden die Antworten auf diese E-Mails automatisch in der Task-Übersicht angezeigt. Die Tasks lassen sich auch in die Zukunft verlegen, falls der Nutzer sie nicht sofort erledigen, aber auch nicht vergessen möchte. Danach können die so abgelegten E-Mails archiviert werden, was die Inbox aufäumt. Zusätzlicher Pluspunkt: Es können "Collaborators", also Mitarbeiter, angegeben werden, die von "Taskforce" automatisch über Änderungen informiert werden sollen.

E-Mails besser ausdrucken
Wer wichtige E-Mails gern ausdruckt, um den Überblick zu behalten, dem könnte "PrintingTools" behilflich sein (zum Download des auf Deutsch erhältlichen Programms auf der Website ganz unten mit der rechten Maustaste auf das blau unterlegte "PrintingTools" klicken und "Ziel speichern unter" auswählen). Es erweitert das Druck-Menü in Thunderbird, sodass der Ausdruck von E-Mails besser gelingt - zum Beispiel ohne Bilder.

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