Zunächst ist es wichtig, dass du dir deinen Arbeitsplatz so einrichtest, dass du dich wohlfühlst. Neben einer ergonomischen Ausrichtung deiner Arbeitsgeräte ist dabei auch die persönliche Note wichtig. Pflanzen oder aufgestellte Fotos mit motivierenden Bildern können da wahre Wunder wirken.
Such dir am besten Motive aus, die etwas zeigen, das dich glücklich macht. Wenn dich der Stress dann zu übermannen droht, gönn dir einen kurzen bewussten Augenblick der Ruhe und vertief dich in deine Bilder. Ruf dir einen angenehmen Ort der Entspannung ins Gedächtnis und stell dir vor, wie wohl und ausgeruht du dich dort fühlst. Dadurch schaltest du geistig ab und dieser "Kurz- Urlaub" kann wahre Wunder wirken.
Auch ist wichtig, dass dein Schreibtisch generell viele freie, das heißt nicht verstellte Flächen aufweist – das vermittelt Ruhe und Klarheit. Versuche daher, unnötige Dinge von deinem Schreibtisch zu verbannen.
Zu Beginn jeder Arbeitswoche bzw. am Ende jeder Arbeitswoche solltest du dir einen Überblick verschaffen, was alles in dieser bzw. der kommenden Woche zu tun ist. Diese Aufgaben bündelst du zu zusammengehörigen Bereichen und notierst sie dir. Wichtig dabei ist es, Prioritäten zu vergeben.
Du kannst z.B. nach einem Ampelsystem vorgehen: Rot sind dringende Aufgaben, gelb sind wichtige Aufgaben ohne zeitliche Limits und grün sind Aufgaben, die nebenbei erledigt werden müssen, deren Erledigung jedoch kaum Auswirkungen auf andere Arbeitsprozesse haben. So verschaffst du dir einen groben Überblick über alles, was erledigt werden muss.
Auch das Arbeiten mit Terminmappen kann dich gedanklich entlasten, indem du dir Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt so ablegst, dass du beim Durchsehen der Mappe automatisch daran erinnert wirst. Denn oft wird Stress dadurch ausgelöst, dass du das Gefühl hast, nichts vergessen zu dürfen.
Als Nächstes schreibst du dir einen genauen Plan, wann du welche Aufgabe erledigst. Dabei berücksichtigst du natürlich die Prioritäten, die du dir gesetzt hast. Du solltest für jeden Tag einen genauen Ablauf schreiben und jeder Aufgabe ein Zeitfenster zuteilen. Idealerweise sollte so jeder Arbeitstag der kommenden Woche durchstrukturiert sein – du weißt zu jeder Zeit, wann du mit welcher Aufgabe beschäftigt sein wirst.
Nun solltest du dir für jede Aufgabe die detaillierten Arbeitsschritte notieren: Welche Informationen brauchst du noch, was muss alles erledigt sein, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist? Damit erstellst du dir eine genaue Checkliste, die dir dabei hilft, exakt und strukturiert zu arbeiten – du wirst schneller vorankommen und wenig fehleranfällig sein.
Nun kannst du zu arbeiten beginnen. Du arbeitest einfach zügig Punkt für Punkt deiner Liste ab. Dadurch, dass du nun nicht mehr unkoordiniert einmal an dieser Aufgabe, einmal an jener arbeitest und zwischendurch erst überlegen musst, was nun als Nächstes kommt, sparst du jede Menge Zeit und kommst deutlich schneller voran. Und am Ende des Tages wird sich ein herrliches Erfolgsgefühl einstellen, wenn du siehst, wie viele Häkchen du auf deiner Liste machen konntest.
Die vollendeten Aufgaben würdigen wir viel zu wenig, dabei ist genau das ein wesentlicher Punkt, um ein Zufriedenheitsgefühl zu erlangen. Kleiner Tipp: Jede erledigte Aufgabe wird abgehakt, bewusst und feierlich. Dann kannst du dich daran erfreuen, dass deine Liste kürzer wird, und du siehst deinen Fortschritt ganz deutlich! Weiters kannst du nach jedem Punkt eine kleine Pause einlegen, bewusst deine Gedanken schweifen lassen, dir etwas zu trinken oder zu essen gönnen und dann ganz entspannt und fröhlich an die nächste Aufgabe gehen.
Deine lieben Kollegen haben leider die unangenehmen Angewohnheit, immer im denkbar ungünstigsten Moment mit einer ach so wichtigen Angelegenheit zu stören? Dann musst du lernen, sie zu disziplinieren. Sag einfach: "Ich kann gerade nicht – ich komme später zu dir." Oder lass dir die Anliegen per Mail schicken. Wichtig dabei: Du musst deine Versprechen, auf die Bitten zurückzukommen, auch einhalten, sonst funktioniert das System nicht. Bei dringenden Aufgaben, die plötzlich auftauchen, ist das selbstverständlich anders. Dann unterbrich einfach deine aktuelle Erledigung an einem sinnvollen Punkt, mach dir eine Notiz, damit du schnell wieder in den Gedankengang hineinfindest, und arbeite ab, was Dringlichkeit hat.
Und ganz wichtig: Wenn du abends aus dem Büro gehst, dann lass die Arbeit dort, wo sie hingehört – auf deinem Schreibtisch! Schließ ganz bewusst deine Bürotür hinter dir und betrachte das als Ritual, mit dem du auch deinen beruflichen Stress hinter dir lässt. Denn nur so kannst du den Feierabend daheim auch wirklich zu Entspannung nützen.
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