Vorsicht, Falle!

Stolpersteine in der Kommunikation

Kommunikation gehört zu unserem täglichen Berufsalltag dazu. Sei es im persönlichen Gespräch mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden bzw. Vertragspartnern – überall werden Informationen ausgetauscht, es wird verhandelt oder diskutiert. Und überall, wo kommuniziert wird, lauern zahlreiche Stolperfallen. Krone.at verrät dir, wie du diese erkennst und sicher umgehst.

Speziell der Büroalltag ist heute geprägt von elektronischer Kommunikation: Vor allem E-Mails sind zu einer beliebten Methode geworden, um rasch Informationen zu liefern bzw. zu erfragen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Du bist nicht notwendigerweise darauf angewiesen, dass dein gewünschter Gesprächspartner Zeit für dich hat und kannst eine Nachricht deponieren – und das noch dazu sehr zeitsparend, denn ein Telefonat zu führen dauert meist länger, als eine E-Mail zu verfassen.

Das führt auch gleich zu einer möglichen Stolperfalle: E-Mails werden oft lieblos und hastig verfasst. Tippfehler und Rechtschreibfehler werden gerne überlesen und der Adressat merkt, dass du es anscheinend eilig hattest oder schließt im schlimmsten Fall sogar darauf, dass dir die Mail nicht sehr wichtig war. Er fühlt sich nicht wertgeschätzt, und wird sich ebenso wenig lieblos mit deinem Anliegen befassen.

Eine weitere Stolperfalle besteht darin, dass deine Botschaft für dich vollkommen klar ist, du aber übersiehst, dass du dem Leser deiner E-Mail bei weitem nicht alle Informationen mitgeliefert hast. Die Folge: Du wartest auf eine Antwort, dabei kommen nur Fragen retour – bis du diese beantwortest, vergeht etwas Zeit. Und dann dauert es natürlich auch ein bisschen, bis diese E-Mail wieder beantwortet wird. Statt Zeit zu sparen, hast du in Wahrheit Zeit verloren. Daher ist es oft besser, wichtige bzw. dringende Mails mit einem Telefonat zu kombinieren. So gehst du sicher, dass alles klar ist und sich alle Seiten auch wertgeschätzt fühlen.

Regeln für die E-Mail-Kommunikation
Speziell für die E-Mail-Kommunikation gilt außerdem die Regel, alles so einfach wie möglich zu halten. Achte darauf, deine Mails strukturiert zu gestalten, damit die Quintessenz leicht erfassbar ist. Mach deine Anforderungen klar verständlich, schreibe kurze Sätze und unterteile lange E-Mails in lesbare Blöcke. So werden deine Mails gerne gelesen und bearbeitet. Besonders wichtig: Die Betreffzeile: So weiß der Leser sofort, worum es geht, und kann besser selektieren. Verweise im ersten Absatz deiner Mail auch auf den letzten Kontakt bzw. den Letztstand der Kommunikation. So hilfst du dem Leser, sich schnell wieder zurechtzufinden und dich zu verstehen.

Ähnliches gilt für die Fax-Kommunikation. Auch diese sollte einfach, konkret und sachlich sein. Es darf auch gerne einmal eine handschriftliche Notiz durchgefaxt werden – das gibt der Kommunikation eine persönliche Note und wird gerne gesehen.

Die beste Methode zu kommunizieren ist und bleibt trotz aller elektronischen Möglichkeiten das persönliche Gespräch. Hier kannst du dein Gegenüber mit allen Sinnen wahrnehmen und bist nicht auf nur einen Kanal limitiert. Du siehst die Körpersprache, erkennst die Mimik, hörst die Stimme deines Gesprächspartners und bekommst auch sämtliche Umwelteinflüsse mit. So kannst du auf alle Signale reagieren, der Interpretationsspielraum wird geringer. Echte Stolperfallen lauern hier nur in der Art deiner Gesprächsführung und Selbstpräsentation.