Vorsicht, Zeitdiebe!

So wird deine Arbeitszeit verschwendet

(Bild: Martin Jöchl)

Ständig läutet das Telefon, dein Kollege verwickelt dich in schier endlose Gespräche, und neben dir stapelt sich die Arbeit. Dein Arbeitstag bräuchte 14 Stunden, um bei der ständigen Ablenkung gut voranzukommen. Nachdem so lange zu arbeiten jedoch nicht unbedingt angenehm ist, kannst du diese Herausforderung auch von einer anderen Seite her angehen: Begib dich einfach auf die spannende Suche nach den Zeitfressern in deiner Umgebung.

Zeitdieb 1 – „Aber sicher, mach’ ich!“
Je ungeübter du darin bist, nein zu sagen, umso mehr deiner Zeit verschwendest du. Denn mit jedem „Ja“ schenkst du deinen Kollegen oder Vorgesetzten Zeit, nimmst sie dir jedoch selbst weg. Hab kein schlechtes Gewissen, wenn du eine Aufgabe nicht übernehmen kannst – ein freundliches Nein mit einer entsprechenden Begründung wird auch akzeptiert.

Zeitdieb2: Planlos durch den Tag
Wenn du nicht weißt, was in welcher Reihenfolge zu erledigen ist, arbeitest du ohne Struktur und ohne roten Faden. Daher kommst du viel langsamer voran, als wenn du mit Checklisten und Plänen arbeitest.

Zeitdieb 3: Das Telefon
Kaum hast du dich in eine Aufgabe hineingedacht, läutet schon wieder das Telefon. Das Gespräch dauert etwas, und bis du danach wieder dort weiterarbeiten kannst, wo du zuvor aufgehört hast, kann ganz schön viel Zeit verloren gehen. Wenn du daher ungestört arbeiten willst, solltest du das Telefon zu einem Kollegen oder zum Empfang umleiten, und Rückrufe notieren lassen – so bekommt jede Aufgabe ihre Zeit und du kommst besser voran.

Das gleiche gilt übrigens auch für Emails: Wenn du dir jede neue Nachricht immer sofort ansiehst, wirst du ständig aus deinem Arbeitsfluss gerissen. Besser: Immer zwischen zwei Aufgaben die Emails ansehen, und sich dann wieder konzentriert der nächsten Aufgabe widmen.

Zeitdieb 4: Tratschende Kollegen
Schon klar, mit Kollegen zu plaudern gehört dazu. Jedoch gibt es auch hier meist definierte Zeiten, in denen du deine Netzwerke pflegen kannst – Mittagspause, Kaffeepause etc. Während der Arbeit wirst du von plötzlich auftauchenden, gesprächigen Kollegen nur bei der Arbeit gestört und brauchst am Abend länger, bis du fertig bist. Wenn ein Kollege dir etwas wichtiges erzählen muss, dann mach dir mit ihm einfach einen Termin für einen Kaffee zu einem späteren Zeitpunkt aus, zu dem du dir dann gerne Zeit für ihn nimmst.

Zeitdieb 5: Besprechungen
Oft genug sitzt man in endlosen Meetings, in denen eigentlich nur besprochen wird, was man im nächsten Meeting besprechen wird. Am besten du einigst dich mit Kollegen und Vorgesetzten darauf, dass in Zukunft vor Besprechungen festgesetzt wird, was besprochen wird, und dass jeder darauf vorbereitet ist. In der Besprechung selbst sollte man dann die Inhalte Punkt für Punkt zügig durchgehen, um so wieder Zeit zum effektiven Arbeiten zu haben.

Zeitdieb 6: Unordnung
Wenn du die Hälfte deiner Zeit damit verbringst, Sachen zu suchen, dann solltest du einfach über eine bessere Schreibtisch-Ordnung in Schachteln und Ablagesystemen nachdenken – das spart dir garantiert einiges an Zeit.

Zeitdieb 7: „Mach’ ich morgen…“
Je länger du große oder unangenehme Aufgaben vor dir herschiebst, desto zeitintensiver werden sie. Besser, du machst dir einen genauen Plan, wann du dich diesen Aufgaben widmest, und nutzt so deine Zeit optimal. Außerdem ist es ja ein wesentlich besseres Gefühl, wenn du alles weggearbeitet hast, oder?

Zeitdieb 8: Der Perfektionist in dir
Ertappst du dich auch manchmal dabei, wie du dich bei überflüssigen Details verzettelst? Aber einmal ehrlich: Ist es nicht wesentlich ergiebiger, wenn die Aufgabe grundsätzlich erledigt ist, und ein kleines Detail noch etwas unbefriedigend ist, als umgekehrt? Lerne, den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge zu lenken – das spart Zeit und Nerven!