Ohne Sorge weg

So bereitest du die Urlaubsvertretung richtig vor

Endlich ist er da: der wohlverdiente Urlaub. Doch vielen Arbeitnehmern fällt es gar nicht so leicht, sich in die Ferien zu verabschieden, da die Sorge überhand nimmt, wichtige Dinge würden während der Auszeit liegenbleiben. Und nach dem Urlaub könnte man ein einziges Chaos oder verpasste Deadlines vorfinden. Mit einer gut vorbereiteten Urlaubsvertretung lässt sich das verhindern.

Die Sorge ist nicht ganz unberechtigt. Schließlich übernimmt meist ein Kollege dein Aufgabengebiet, der sich damit nicht in jener Tiefe befasst, wie du es Tag für Tag tust. Oft ist es sogar erforderlich, dass du dein Aufgabengebiet auf mehrere Kollegen aufteilst, da einer alleine überfordert wäre. Dass da hin und wieder nicht alles glatt läuft, ist verständlich. Durch die richtige Vorbereitung kannst du Probleme jedoch verhindern.

Was ist zu tun?
Zuerst solltest du deine Aufgaben in zusammengehörige Pakete teilen. Dann betrachtest du jedes Aufgabenbündel und triffst zunächst die Entscheidung, ob du für dieses Paket überhaupt eine Vertretung brauchst. Wenn du vierzehn Tage nicht da bist, kann die eine oder andere Aufgabe vielleicht aufgeschoben werden. Vorteil: Du musst keine Vertretung einschulen. Bei den übrigen Paketen überlegst du dir, wer für die Vertretung am besten geeignet ist. Vielleicht gibt es ja einen Kollegen, der diese Aufgabe vor dir gemacht hat. Dann ist es eine gute Option, ihm dieses Paket einfach während deines Urlaubs "zurückzugeben". Für alle anderen Aufgaben besprich dich am besten mit deinem Vorgesetzten.

Damit die Aufgaben auch so erledigt werden, wie du das normalerweise machst, solltest du Übergaben schreiben. Notiere, wann die Aufgabe gemacht werden muss sowie die einzelnen Schritte, wie du bei der Arbeit vorgehst. So kann dein Kollege jederzeit genau nachlesen, was zu tun ist. Zusätzlicher Vorteil: Auch wenn du einmal krank sein solltest, ist eine Anleitung für die wichtigsten Erledigungen vorhanden. Zugangsdaten wie z.B. Passwörter solltest du ebenfalls notieren (und sicher deponieren). Außerdem solltest du an eventuell erforderliche Freischaltungen im Firmennetzwerk denken, damit deine Vertretung überhaupt zu arbeiten beginnen kann.

In jedem Fall solltest du deine Kollegen vierzehn Tage vor deinem Urlaub langsam auf deine Abwesenheit vorbereiten. So ist sichergestellt, dass du alle Einschulungen und Übergaben zeitgerecht über die Bühne bringst und nicht in letzter Sekunde Hektik ausbricht.

Korrespondenz
Weiters ist es wichtig zu regeln, wer sich in deiner Abwesenheit um deine Post und deine E-Mails kümmert. Diesem Kollegen solltest du besondere Ablagerichtlinien bei deiner Korrespondenz erklären. Wenn du auf wichtige Informationen wartest, dann bereite den Kollegen darauf vor, wie er zu reagieren hat, wenn diese während deiner Abwesenheit einlangen.

Je nach Unternehmensvorgabe ist es erforderlich, dass du eine automatisierte Abwesenheitsnotiz für deine E-Mails einrichtest, sodass jeder, der mit dir in Kontakt treten möchte, darüber verständigt wird, wie lange du auf Urlaub bist und an wen er sich in wichtigen Angelegenheiten wenden kann. Wenn du ein Firmenhandy hast, solltest du die Sprachbox mit einem entsprechenden Text besprechen, damit jeder weiß, dass und wie lange du nicht erreichbar bist und wer deine Vertretung übernommen hat.

Auch solltest du in der letzten Woche vor deinem Urlaub alle wichtigen noch offenen Aufgaben abarbeiten, damit du deinen Kollegen keinen unnötigen Stress aufbürdest. Dein Schreibtisch sollte so leer wie möglich werden. Das ist gleichzeitig auch eine optische Beruhigung für dich: Ein leerer Schreibtisch bedeutet keine Arbeit. Das heißt, du kannst dich beruhigt in deine Auszeit verabschieden. Und dank deiner Vorbereitung auch gut erholt nach dem Urlaub wieder zurückkehren.