Location, Kosten & Co.

Das raten Experten für ein gelungenes Event

Sei es für eine Firmenfeier oder für einen privaten Anlass - die Organisation einer Feier ist stets mit viel Zeit, Aufwand und Stress verbunden. Um das perfekte Event auf die Beine stellen zu können, muss an viele Einzelheiten gedacht werden. Ein erfahrener Partner in der Event-Organisation ist daher ein Segen für alle. Ein Event-Organisator gibt einen Einblick auf alle Aspekte, auf die Sie bei Ihrem nächsten Event unbedingt achten sollten. In unserem Event-Überblick haben wir die wichtigsten Punkte für Sie hier zusammengefasst.

 Veranstaltungsart und -größe
Gerade die Größe der Location ist bei der Organisation einer Feier ausschlaggebend sowie die vorhandene Technik. Es ist wichtig, dass die Location ausreichend Platz für die Teilnehmer bietet und die notwendigen Räumlichkeiten (z.B. Technik, Sanitäranlagen, barrierefreier Zugang) zur Verfügung stehen. Dazu sollte man sich im Vorfeld einen Termin mit dem Inhaber ausmachen. Oftmals bieten die Locations auch ausführliche 3D-Touren an, womit man sich den Stress rund um die Terminfindung sparen und bequem online eine Tour machen kann. 

Vom Prosecco Brunch bis zum Abend im Stil eines Casinobesuchs
Auch mehrjährige Erfahrung bei der Organisation von Veranstaltungen sollten die Lokalinhaber bzw. Eventorganisatoren vorweisen können. Deutlich wird dies vor allem bei der Dekoration und der Ausstattung der Location. Beamer, Leinwände und eine gute Tonanlage sind in den heutigen Zeiten unverzichtbar. Machen Sie im Vorfeld auch die thematische Ausrichtung der Feier sich bewusst! Sei es ein exquisiter Brunch oder ein Casino-Abend. Entsprechend müssen alle Beteiligten auch das entsprechende Equipment wie Pokertische, Sekt oder Musikinstrumente bereitstellen.

Die richtige Location wählen
Ein weiterer Punkt, welcher bei der Planung Ihres Events keinesfalls vergessen werden sollte, ist die Lage des Lokals. Viele Organisatoren unterschätzen diesen Punkt bei der Planung und die Teilnehmer sagen reihenweise ab, da die Anfahrt zu lange dauern würde oder zu schwierig ist. Suchen Sie sich eine Location aus, welche auch leicht mit dem öffentlichen Verkehrssystem erreichbar ist. 

Mit professionellem Catering wird die Feier auch zum Erfolg
Damit die Feier auch wirklich ein Erfolg wird, ist ein gutes und professionell aufgesetztes Catering unabdingbar - schließlich will man seine Besucher auch lange bei sich haben. Hier sollte man auch auf etwaige versteckte Kosten achten. Viele Veranstalter klären im Vorfeld nicht richtig über die anfallenden Kosten auf und am Ende sind die Kosten höher als geplant. Achten Sie deshalb darauf, ob die Miete von Gerätschaften, Endreinigung usw. auch inkludiert ist und ob eine Kaution fällig ist im Vorfeld.

Fragen Sie nach einem unverbindlichen Kostenvoranschlag bereits im Vorfeld oder schauen Sie auf der Website nach einer transparenten Preisliste. 

Auch damit auf die individuellen kulinarischen Wünsche der Gäste eingegangen werden kann, sollte der Veranstalter verschiedene Menüs anbieten können. Einige Gäste reagieren vielleicht allergisch auf gewisse Inhalte. Deswegen sollte der Veranstalter stets wissen, welche Allergene in seinen Speisen inkludiert sind und das Personal speziell geschult ist. 

Gäste rechtzeitig einladen
Apropos Gäste: Erstellen Sie eine Gästeliste und laden Sie Ihre Gäste rechtzeitig ein. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Platz, Verpflegung und Unterhaltung für alle Gäste haben. Berücksichtigen Sie dabei stets auch die Verfügbarkeit Ihrer Gäste und achten Sie darauf, dass die Party an einem Tag stattfindet, an dem die meisten Ihrer Gäste Zeit haben. Informieren Sie Ihre Gäste auch immer darüber, ob Sie - wenn es der Anlass verlangt - Geschenke wünschen oder nicht, und geben Sie gegebenenfalls Hinweise auf Ihre Wünsche.

Die richtige Unterhaltung
Während der Veranstaltung benötigt es auch Unterhaltung für die kommenden Gäste. Planen Sie deshalb geeignete Unterhaltungsmöglichkeiten, welche zum Alter und den Interessen Ihrer Gäste passen. Viele Organisatoren planen hierbei Spiele, Musik, Filme oder gar einen Karaoke Abend. Klären Sie im Vorfeld bereits ab, was der Veranstaltungspartner anbietet und. Viele besitzen Kontakte zu entsprechendem Personal, seien es Croupiers, DJs oder Musikern. 

Um die Stimmung bei Ihrer Feier rasch in Schwung zu bringen, ist die richtige Musikauswahl und -lautstärke besonders wichtig. Im besten Fall bespielt man das Event mit einem DJ, der die Musik der aktuellen Stimmung anpasst, oder Gästewünsche annehmen kann. Zum Beispiel eine chillige Loungemusik, nachdem das Buffet eröffnet wurde oder Lieblingshits der Gäste, wenn die Stimmung am Höhepunkt ist.

Besonders wichtig für den Erfolg jeder Feier: Legen Sie immer ein Budget fest, und achten Sie darauf, dass Sie Ihre Ausgaben im Rahmen halten. Sollten Sie all diese Punkte berücksichtigt haben, steht Ihnen und Ihren Gästen nichts mehr im Wege für einen unvergesslichen Abend.