14.08.2019 09:10 |

Outsourcen oder nicht?

4 Bereiche, die Unternehmen gerne auslagern

Outsourcing ist ein Begriff, den viele Unternehmen nicht nur kennen. Leistungen auslagern, die bisher intern abgearbeitet wurden, ist ein verbreitetes Phänomen.

Auslagern kann sich zu einer Win-Win-Situation entwickeln. Worauf kommt es dabei an? Oft wird Outsourcing einfach auf den finanziellen Aspekt heruntergekürzt. Dabei steckt viel mehr dahinter. Leistungen auslagern, die ein Unternehmen selbst nicht in zufriedenstellender Qualität umsetzen kann, bringt alle Beteiligten weiter. Was ist wichtig, um Leistungen sicher und mit dem gewünschten Zweck auszulagern?

Was spricht für Outsourcing?

Leistungsangebote auslagern ist ein Trend, der in verschiedenen Branchen seit Jahren praktiziert wird. Besonders stark verbreitet sind Serviceangebote, die von Call-Centern für größere Unternehmen übernommen werden. Ein Beispiel ist der Telekommunikationssektor. Aber auch in vielen anderen Leistungsbereichen haben sich Unternehmen auf die Übernahme von bisher unternehmensinternen Aufgaben spezialisiert.

Warum diesen Weg als Unternehmen gehen? Zuerst tun sich Firmen damit vielleicht schwer, Prozesse auszulagern. Outsourcing hat nach wie vor nicht den besten Ruf. Es gilt als Jobvernichter und schafft prekäre Verhältnisse.

Outsourcing kann nicht mit dieser Schwarz-Weiß-Brille nicht betrachtet werden. Eine Leistung auslagern muss nicht unbedingt nachteilige Effekte haben. Im Gegenteil: Sofern das Outsourcing in Richtung ausgewiesener Experten erfolgt, ergeben sich Synergien. Unternehmen bieten eine Leistung unter sehr professionellen Rahmenbedingungen an - was letztlich die Nutzer/Kundenerfahrung verbessert.

Auf der anderen Seite ist das Auslagern verschiedener Leistungen für jene Firmen vorteilhaft, die sich mit entsprechenden Arbeitsergebnissen profilieren. Unternehmen haben durch das Auslagern weitere Vorteile. Die Kapazitäten sind intern nicht mehr gebunden und der Subunternehmer übernimmt die Gewährleistungspflicht. Außerdem entstehen sofort abzugsfähige Betriebskosten.

Nachteile werden häufig übersehen

Aber: Outsourcing kann auch Nachteile haben. Wer interne Prozesse auslagert, verliert einen Teil der Kontrolle. Auch steht als große Frage - und diese hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen - im Raum, wie Subunternehmer mit sensiblen Daten umgehen. Auch kann es problematisch werden, wenn zwischen Geschäftspartnern Reibungspunkte entstehen. Der Aufwand, interne Prozesse wieder zurückzuholen und neu integrieren zu müssen, kann sehr hoch werden. Ein Aspekt, den Unternehmen im Auge behalten müssen.

Tätigkeiten, die gern ausgelagert werden

Es gibt viele Bereiche, in denen an ein Auslagern von Prozessen nachgedacht werden kann. Beispiel Flyer-Druck: Hier ist Know-how gefragt, das viele Firmen einfach nicht haben. Auf der anderen Seite tun sich Unternehmen schwer, wenn die Buchhaltung plötzlich von Fremden erledigt werden soll. Was sind typische Leistungsbereiche, welche sich für ein Outsourcing eignen.

1. Stilvolle Drucksachen

Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Angebote - Unternehmen verschicken fast täglich elektronische Post an Kunden und Geschäftspartner. Manchmal darf es aber auch der Postversand sein. Gerade, wenn es um die Präsentation der Firma oder wichtige Auftritte gegenüber Neukunden geht, darf es oft ein wenig stilvoller sein.

Flyer oder Unternehmensbroschüren intern drucken lassen - in nur sehr wenigen Fällen mit einem ansprechenden Ergebnis machbar. Solche Drucksachen an Experten auszulagern - ein wichtiger Bereich des Outsourcings. Selbst viele der mehr als 39.000 nach der WKO verzeichneten Neugründungen nehmen solche Leistungen in Anspruch.

Gerade Broschüren sind oft nicht nur reine Werbung, sondern sollen eventuell Anleger, Investoren oder Geschäftspartner vom eigenen Unternehmen überzeugen. Aus diesem Grund ist hohe Qualität enorm wichtig. Broschüren werden deshalb häufig in Hochglanz gedruckt und nutzen hochwertiges Bilderdruckpapier. Darüber hinaus können die Kunden zwischen verschiedenen Heftungen wählen, die sich an den individuellen Bedürfnissen orientieren.

2. Buchhaltung: Auch bei kleineren Unternehmen sinnvoll

Wer sich komplett selbst darum kümmert, verzweifelt wahrscheinlich regelmäßig an Rechnungstellung, Mahnwesen, Factoring und Ein- und Ausgängen.

Gerade wenn monatlich sehr viele Vorgänge verbucht werden, kann eine ordentliche Buchhaltung viel Zeit in Anspruch nehmen - die am Ende für das Kerngeschäft fehlt.

In den letzten Jahren haben sich nicht nur Dienstleister aus dem klassischen Steuerberater-/Buchhaltersegment als Profis fürs Auslagern etabliert. Viele Start-Ups im Bereich der FinTech-Szene sind auf den Zug aufgesprungen - und bieten das Ganze als SaaS Lösung an. SaaS steht in diesem Zusammenhang für Software as a Service.

3. IT-Dienstleistungen

Zu den klassischen Bereichen, die heute sehr oft ausgelagert werden, gehört das IT-Segment. Wie weit Unternehmen beim Outsourcen hier gehen, hängt stark von der Unternehmensgröße ab. Konzerne im internationalen Wettbewerb schauen sich sehr genau an, welche Leistungsbereiche ausgelagert werden können.

Die Verwaltung interner IT-Strukturen kann durchaus nach außen gegeben werden - solange hier keine Sicherheitslücken entstehen. Sehr wichtig ist in diesem Bereich eine genaue Vorbereitung des Outsourcings.

Hintergrund: Kommt es zu einem Streit mit dem Drittanbieter, kann das ganze Unternehmen gefährdet werden - etwa im Fall eines Sicherheitseinbehalts. Es ist deshalb extrem wichtig, die Verträge wasserdicht zu gestalten.

4. Service-Dienstleistungen

Der Klassiker im Outsourcing: Der Service. Viele größere Unternehmen setzen darauf, mit dieser Form des Auslagerns einen finanziellen Vorteil zu erreichen. Eine Telefon-Hotline einrichten ist teuer - wenn das Ganze intern aufgebaut wird. Ausgelagerte Servicebereiche bieten hier einen Vorteil. Aber: Servicequalität ist inzwischen sehr vielen Kunden wichtig.

Spart ein Unternehmen hier an der falschen Stelle, geht der Schuss sprichwörtlich nach hinten los. Heißt: Ein Nachlassen in der Servicequalität wirkt sich meist sehr schnell auf das Image einer Marke aus. Dank Mund-zu-Mund-Propaganda spricht sich sehr schnell herum, dass der Service nicht erreichbar ist oder keine kompetenten Antworten geben kann. Bedeutet: Unternehmen müssen sich beim Auslagern dieses Leistungsbereich sehr genau zur Arbeitsweise der Dienstleister informieren. Natürlich werden hiervon auch andere Bereiche berührt. Call-Center arbeiten mit persönlichen Daten der Kunden, was natürlich den Punkt Datensicherheit und Datenschutz berührt.

Fazit: Leistungen auslagern richtig angehen

Unternehmen sind darauf aus, Kosten zu sparen. Ein wichtiger Posten sind Personalkosten. Wollen Firmen hier sparen, lässt sich ein Hebel an verschiedenen Punkten ansetzen. Eine Möglichkeit: Stilvolle Broschüren und Flyer werden am besten über eine Druckerei abgewickelt. Aber auch im Bereich von IT oder Datenverarbeitung setzen Unternehmen immer wieder auf Drittanbieter. Deren Vorteil: Durch den Fokus auf die vertraglich vereinbarten Leistungen bringen Subunternehmer ein sehr umfassendes Know-how mit. Dieser professionelle Aspekt ist einer der Vorteile, den das Auslagern hat.

Auf der anderen Seite kann es durchaus Hindernisse geben. Verträge, die nicht besonders sauber ausgearbeitet sind, können zu einem echten Problem werden, wenn es zu einer Auseinandersetzung zwischen den Geschäftspartnern kommt.

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