Am Punkt

Wie Sie eine professionelle E-Mail verfassen

(Bild: thinkstockphotos.de)

Keine Frage – E-Mails sind aus unserem heutigen Berufsalltag kaum mehr wegzudenken. Kein Wunder daher, dass der Empfänger automatisch selektiert: Was schnell und leicht lesbar ist, wird meist bevorzugt beantwortet. Worauf Sie achten sollten, damit Ihre Email positiv wahrgenommen wird und Sie rasch eine Antwort bekommen, erfahren Sie hier.

E-Mails haben viele Vorteile: Sie können rasch versendet werden, man hat nachweisbare Kommunikation, man kann viele Empfänger gleichzeitig erreichen und vieles mehr. Jedoch haben sie auch den Nachteil, dass die Kommunikation auf nur eine einzige Ebene reduziert wird – die Geschriebene. Und wo man am Telefon noch Tonalität, Lautstärke und Betonungen hat, um seiner Botschaft die richtige Dimension zu geben, hat man bei E-Mails im Wesentlichen nur die Wortwahl, Interpunktion und Rechtschreibung. Damit kann es leichter zu Missverständnissen kommen als in der gesprochenen Kommunikation. Die folgenden Tipps helfen dabei, eine E-Mail korrekt zu verfassen.

1. Der Betreff macht's!
Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einem prägnanten Betreff, der in aller Kürze auf den Punkt bringt, was den Empfänger in Ihrer Nachricht erwartet. Sie können durchaus schon im Betreff ankündigen, wenn eine Aktion vom Empfänger erwartet wird, also etwa: "Arbeitspaket 1 - bitte um Rückmeldung bis XX.XX". Besonders bei projektbezogener Kommunikation können Sie sich und den Empfängern auch gleich die Verwaltung der E-Mails erleichtern: Geben Sie einfach das Projektkürzel schon im Betreff an, so ist auf einen Blick klar, welchem Thema die Nachricht zuzuordnen ist.

2. Rechtschreibung, Grammatik, Richtigkeit
Die vermeintliche Formlosigkeit der elektronischen Kommunikation verleitet dazu, es mit Groß- und Kleinschreibung nicht so genau zu nehmen. Ebenso werden Tippfehler gerne ignoriert oder geschrieben, wie man es in der gesprochenen Kommunikation tun würde. Im informellen Nachrichtenaustausch zwischen Freunden oder guten Kollegen ist das in Ordnung, aber bei formellen E-Mails bzw. jenen, die möglicherweise weitergeleitet werden, sollte man auf Richtigkeit in jeder Hinsicht achten.

3. In der Kürze liegt die Würze
Achten Sie darauf, Sätze kurz und bündig zu verfassen. So kann der Empfänger schneller erfassen, was Sie ihm mitteilen wollen. Machen Sie Absätze und strukturieren Sie komplexere Mails mit Überschriften oder Aufzählungen. Vermeiden Sie jedoch ein buntes Wirrwarr an Formatierungen: Fett, kursiv, in allen Farben und buntest hinterlegt wird eine E-Mail zu einem unlesbaren Chaos.

4. Priorisieren
Beginnen Sie Ihre Mails mit der wichtigsten Botschaft und sammeln Sie Handlungsaufforderungen noch einmal zusammengefasst am Ende. Beginnen Sie mit unwichtigen Informationen, riskieren Sie, dass der Empfänger nicht mehr weiterliest.

5. Empfänger bewusst auswählen
In der Zeile "An" sollten sich jene Empfänger befinden, von denen Sie eine Aktion erwarten bzw. für welche Ihre Nachricht unmittelbar von Relevanz ist. Setzen Sie jemanden in CC, werden Sie von ihm im Normalfall keine Reaktion bekommen. Seien Sie innerhalb der Mail klar, von welchem der Empfänger Sie was erwarten, damit sich nicht einer auf den anderen verlässt und im Endeffekt nichts passiert.

6. Vorsicht mit Abkürzungen
Was im Privatleben Usus ist, hat im Geschäftsleben wenig verloren: Abkürzungen wie asap, baw, s.g. oder emotionale Kurzverweise wie *gg* erzeugen oft einen falschen Eindruck beim Empfänger. Abkürzungen wirken schnell überheblich oder unhöflich, Emoticons lassen einen flapsigen Eindruck beim Empfänger entstehen. Achtung auch mit übertriebener Interpunktion – Beispiel: "Ich bitte um Rückmeldung bis 10.10.2014." im Gegensatz zu "Ich bitte um Rückmeldung bis 10.10.2014!!!!!!!!!!!!!". Das übermäßige Verwenden von Satzzeichen wirkt zum einen unprofessionell, zum anderen oft fordernd und drückt Unzufriedenheit bis Ärger aus. Dass man dadurch den Empfänger nicht unbedingt kooperativ stimmt, ist absehbar.