Wie sag ich's bloß?

Unangenehme Gespräche richtig führen

Im Büro geht es drunter und drüber, dein Chef hat furchtbar schlechte Laune, und ausgerechnet in dieser Situation musst du ihm mitteilen, dass du mit einem wichtigen Projekt nicht zeitgerecht fertig wirst. Oder dass die neuesten Verkaufszahlen schlecht sind. Man kann sich Angenehmeres vorstellen. Doch nun den Kopf in den Sand zu stecken, ist die falsche Strategie. Auch unangenehme Gespräche lassen sich gut bewältigen – man muss nur wissen wie.

Abwarten und Tee trinken?
Mit der Wahl des günstigsten Zeitpunktes ist es so eine Sache. Kann es für unangenehme Gespräche überhaupt den richtigen Zeitpunkt geben? Oft wiegt die Bürde umso schwerer, je länger du die Hiobsbotschaft mit dir herumträgst. Du solltest daher wichtige Neuigkeiten immer unmittelbar und ohne unnötige Verzögerung mitteilen. Denn alles andere kann schlimme Folgen haben. Schließlich erfordern unangenehme Mitteilungen auch Handlungen, um die Situation zu verbessern. Und je schneller diese eingeleitet werden, desto besser ist es. Alles andere kann dich deinen Job kosten. Du solltest deinen Chef um einen Termin bitten und ihm ein Stichwort zu deinem Anliegen geben. Dann kann er selbst entscheiden, wie dringend er über die Angelegenheit informiert werden möchte. So bist du auf der sicheren Seite. 

Anders verhält es sich bei grundlegenden Problemen ohne akuten Anlass. Diese sollte man gut durchdenken und dann in Ruhe klären. Also keine überstürzten Besprechungen mit deinem Vorgesetzen. Hier solltest du dir einen Termin geben lassen, der vom Zeitpunkt her nicht unbedingt in die stressigste Arbeitszeit oder früh am Morgen gelegt werden sollte.

Genaue Information
Je genauer du die unangenehme Mitteilung weitergibst, desto besser ist es. Denn nur wenn alle Details bekannt sind, können die richtigen Handlungen daraus folgen. Das Unterschlagen von Informationen ist gefährlich. Du solltest daher alle notwendigen Details kennen und auch recherchiert haben, bevor du mit deinem Vorgesetzten sprichst.

Gute Vorbereitung
Auch ist es wichtig, dass du das Gespräch vorher in Gedanken durchspielst. Welche Gedanken könnten deinem Chef durch den Kopf gehen? Welche Vorwürfe oder Fragen könnten kommen? Bereite deine Antworten und Argumente vor und befasse dich auch mit möglichen Lösungsansätzen. Je genauer du Wege aus der Krise aufzeigen kannst, desto besser wird das Gespräch verlaufen. Vielleicht kannst du im Vorfeld schon entschärfende Maßnahmen einleiten – dein Chef wird dir dafür dankbar sein.

Wer ist der Sündenbock?
Gibt es für die Situation einen Verantwortlichen, so solltest du trotzdem von offenen Schuldzuweisungen absehen. Versuche, das Verhalten von Beteiligten zu erklären, jedoch ohne emotional zu werden. Liegt die Schuld für ein Problem bei deinem Chef, dann gilt das ganz besonders – niemals den Vorgesetzten angreifen oder gar vor Dritten kritisieren. Wenn du schon im Vorfeld ahnst, dass die Ansichten deines Chefs zu Problemen führen können, solltest du deinen Standpunkt in einer Aktennotiz festhalten. 

Sachlich bleiben

Emotionale Ausbrüche solltest du nicht persönlich nehmen – sie beziehen sich meist nicht auf dich persönlich, sondern auf die Sache. Auch ist es oft so, dass dein Vorgesetzter vielleicht über sich selbst wütend ist und das aber nicht zugibt. Er wird seine Gefühle bei dir abladen. Nimm es hin und denke dir deinen Teil dazu. Emotionsgeladene Diskussionen führen nicht zum Ziel.

Sitze aufrecht, halte Blickkontakt und sprich - wenn möglich - mit ruhiger, klarer Stimme. Du solltest immer wieder Verständnis signalisieren, aber auch ruhig darauf hinweisen, dass die Vergangenheit nicht zu ändern ist, und auf Lösungsmöglichkeiten hinweisen. Eskaliert die Situation, solltest du ruhig aufstehen und das Zimmer verlassen – allerdings erfordert das Mut und birgt auch das Risiko, dass dein Job zu wackeln beginnt. Häufen sich derartige Situationen, solltest jedoch ohnehin darüber nachdenken, ob du in deiner derzeitigen Position langfristig glücklich wirst.