Richtig entscheiden

Wie Sie in Ihrem Job Prioritäten setzen

(Bild: thinkstockphotos.de)

Bei der Fülle an täglichen Aufgaben und Terminen ist es oft nicht so einfach, den Überblick zu behalten und die einzelnen Punkte in einer sinnvollen Reihenfolge abzuarbeiten. Wer das jedoch einmal beherrscht, kommt sehr effizient durch den Arbeitstag.

Auch wenn es uns nicht bewusst ist: An einem ganz normalen Tag treffen wir etwa 100.000 Entscheidungen: Soll ich heute das rote T-Shirt anziehen oder das blaue? Will ich zum Frühstück Kaffee oder Tee? Nehme ich den Bus um 7 Uhr oder den nächsten? Priorisieren ist letzten Endes ebenfalls eine Frage von Entscheidungen. Mit dem Unterschied, dass hier sehr viel bewusster und unter Einbeziehung von deutlich mehr Faktoren entschieden werden muss als bei der Frage Kaffee oder Tee. Und damit kann das Priorisieren zu einer anstrengenden Aufgabe werden.

Einen Überblick verschaffen
Der erste Schritt ist, sich anzusehen, welche Aufgaben überhaupt erledigt werden müssen. Dabei hilft die gute alte Checkliste: Notieren Sie – am besten gleich thematisch geordnet – alle Ihre offenen Pflichten. Diese Checkliste können Sie täglich aktualisieren und haben damit immer einen perfekten Überblick über Ihre Auslastung. Das hilft Ihnen auch dabei, neu einlangende Erledigungen sofort richtig einzuschätzen und gleich zu wissen, bis wann Sie diese fertig haben können.

Ausgehend von dieser Übersicht gilt es, die Aufgaben nach definierten Faktoren zu bewerten. Hierfür hat sich das folgende Schema bewährt:

Priorität 1: Wichtig und dringend
Beispiel: Eine Aufgabe, die Ihr Chef unbedingt bis heute Abend von Ihnen erledigt braucht.

Priorität 2: Wichtig, aber nicht dringend
Beispiel: Ein Termin mit wichtigem Inhalt, den Sie nächste Woche haben und auf den Sie sich noch vorbereiten müssen.

Priorität 3: Dringend, aber nicht wichtig
Beispiel: Die Rückmeldung auf eine offene Frage eines Kollegen, die dieser so schnell wie möglich braucht. Aufgaben mit Priorität 3 können auch delegiert werden.

Priorität 4: Weder wichtig noch dringend
Beispiel: Ablage machen und Ordnung in die E-Mails bringen. Das kann warten.

Wenn Sie Ihre Aufgaben konsequent nach diesen Kriterien einteilen, werden Sie schon nach kurzer Zeit feststellen, dass Sie wesentlich effizienter durch Ihren Arbeitstag kommen. Sie können strukturiert arbeiten, wissen genau, was Sie in welcher Reihenfolge erledigen müssen, und kommen dadurch schneller voran. Das wird auch Ihrem Vorgesetzten positiv auffallen und stärkt Ihre Position als zuverlässiger, kompetenter Mitarbeiter. Ein Faktor, der sich bei Ihrer nächsten Gehaltsverhandlung bzw. Ihrer Karriereplanung durchaus positiv auswirken kann.