Du solltest dein Postfach in mehrere Ordner unterteilen und mit entsprechenden Nachrichten- Regeln belegen, damit eingehende E- Mails automatisch den entsprechenden Ordnern zugeteilt werden. So kann es beispielsweise einen Ordner für Kunden- Korrespondenz geben, einen Ordner für betriebsinterne E- Mails, einen für E- Mails von deinem Chef, einen für eventuelle Newsletter. So siehst du gleich beim Einlangen der E- Mails, in welche Kategorie die Nachricht fällt, und kannst besser entscheiden, ob du dich sofort mit der E- Mail auseinander setzen solltest oder erst später.
Zusätzlich brauchst du ein gutes Archivierungssystem, in das du alle E- Mails verschieben kannst, um sie so später schnell wieder zu finden. Es empfiehlt sich, pro Projekt bzw. pro Abteilung einen Ordner anzulegen sowie einen Ordner für allgemeine Informationen zu haben.
Im Prinzip solltest du, wenn eine E- Mail in deinem Posteingang gelandet ist, sofort entscheiden, was du damit tust. Unwichtige Mails solltest du sofort löschen. Hier hilft eine einfach Entscheidungsregel: Musst du darauf reagieren? Brauchst du sie zu Dokumentationszwecken oder zum Nachschlagen? Lautet deine Antwort jeweils nein, dann lösche die E- Mail. Hast du eine Lösch- Hemmung, dann verschiebe sie in einen Ordner namens "Abfall- Ablage". Hier findest du sie leicht wieder, ohne löschen zu müssen.
Im Posteingang sollten jedenfalls immer nur unbearbeitete E- Mails liegen. Kannst du eine E- Mail nicht gleich erledigen, dann stelle den Status auf ungelesen. So weißt du immer, was du noch zu tun hast. Optimalerweise sollten nie mehr als 30 bis 50 E- Mails in deinem Posteingang sein. Kannst du eine E- Mail nicht innerhalb von vier Tagen bearbeiten, dann sollte es zusätzlich einen To- Do- Ordner geben, in dem du längerfristige Aufgaben sammelst.
Es ist auch sinnvoll, sich einmal am Tag eine bestimmte Zeit zum Archivieren der E- Mails zu reservieren, denn so kannst du Zeit sparen. Einmal pro Woche solltest du alle E- Mails im Posteingang dahingehend überprüfen, ob du sie schon abgearbeitet hast. Einmal im Monat solltest du deine Ordner komplett durchsehen und entscheiden, was gelöscht werden kann, bzw. Dinge archivieren, die liegen geblieben sind.
Schreibst du selbst E- Mails, solltest du mit sprechenden Betreffzeilen arbeiten. Also, nicht einfach nur "Zur Info" oder "Allgemein", sondern einen Projektnamen und optimalerweise eine Aufforderung bzw. einen Status vergeben. Ein Beispiel: "Abrechnung Jänner zur Freigabe". So kannst du eingehende Antworten gleich besser zuordnen und bekommst schneller einen Überblick.
Auch untertags solltest du dich nicht durch jede eingehende E- Mail sofort ablenken lassen. In vielen Jobs ist dies leider nicht so einfach. Wenn möglich solltest du jedoch Zeiten definieren, in denen du dir deine E- Mails gesammelt ansiehst: in der Früh, zu Mittag und am Nachmittag. So kannst du zwischenzeitlich ungestört arbeiten und bist effizienter beim Durchsehen deiner E- Mails.
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