Besprechungs-Knigge

Richtig verhalten bei Meetings – so geht’s

27.09.2010 19:09

Der Berufsalltag vieler Angestellten besteht mittlerweile zu einem Gutteil aus Besprechungen: Man trifft sich am Morgen, um den Tag vorzubesprechen, am Abend, um ihn nachzubesprechen. Man geht zu Besprechungen zu Beginn des Monats, in der Mitte des Monats und am Ende des Monats. Und dazwischen. Stellt sich nur die Frage, wie man sich denn in einem Meeting wirklich zu verhalten hat. Und wie Besprechungen wirklich effizient ablaufen können.

Einladung zum Meeting
Schon bevor das Meeting tatsächlich ansteht, gilt es, einige Spielregeln zu beachten. Lädst du zu einer Besprechung ein, dann solltest du eine elektronische Besprechungsanfrage mit Datum, Uhrzeit und Dauer sowie Ort der Besprechung aussenden. Auch die einzelnen Agendapunkte können nicht schaden, damit jeder weiß, was besprochen wird bzw. ob seine Anwesenheit auch wirklich Sinn macht. Die erhaltenen Zusagen solltest du vermerken und abzählen, wie viele Teilnehmer die Besprechung haben wird – so kannst du für ausreichend Sitzgelegenheiten, gegebenenfalls Verpflegung und Unterlagen sorgen.

Wirst du dagegen zu einer Besprechung eingeladen, dann solltest du auch definitiv zu- oder absagen, damit sich der Besprechungsleiter orientieren kann. Passt dir die Uhrzeit nicht, dann schlage einen Alternativtermin vor. Denkst du, deine Anwesenheit ist nicht erforderlich, dann halte mit dem Besprechungsleiter Rücksprache und sage deine Teilnahme ab.

Unterlagen für die Besprechung
Nimm dir den Ausdruck einer Mini-Agenda zur Besprechung mit, sowie Unterlagen, um Notizen zu machen. Gibt es Punkte, die du auf jeden Fall geklärt haben willst, solltest du dir im Vorfeld eine Checkliste schreiben und diese während der Besprechung im Blick behalten. Auch ist es sinnvoll, Visitenkarten bei sich zu tragen, um den Austausch von Kontaktinformationen zu erleichtern.

Thema Pünktlichkeit
Es gilt als grob unhöflich, zu Besprechungen zu spät zu kommen. Du stiehlst den anderen Teilnehmern wertvolle Zeit und hältst alle Abläufe auf. Ist daher absehbar, dass du zu spät kommen wirst, dann informiere den Besprechungsleiter oder einen teilnehmenden Kollegen, um wie viel du später dran sein wirst. Bitte eventuell darum, mit gewissen Punkten auf dich zu warten oder mit einem bestimmten Thema anzufangen.

Beim Betreten des Besprechungszimmers solltest du keine Erklärung oder Ausrede vortragen – geh leise in den Raum und sage „Entschuldigung“. Je weniger du störst und den Fluss der Besprechung unterbrichst, desto besser. Bist du selbst der Leiter eines Meetings, dann solltest ungeachtet noch fehlender Teilnehmer beginnen – wer Wichtiges verpasst, wird das nächste Mal sicher pünktlich sein. Musst du eine Besprechung früher verlassen, solltest du das auch ankündigen, und dich dann mit einem kurzen „Auf Wiedersehen“ aus dem Raum bewegen.

Essen während der Besprechung?
Bei internen Besprechungen richtet sich das korrekte Verhalten nach dem Hausbrauch. Werden üblicherweise Kaffeetassen mitgenommen, so ist das in Ordnung. Gegessen werden sollte allerdings nicht. Bei Besprechungen mit Vorgesetzten, die offiziellen Charakter haben, sowie Meetings mit externen Mitgliedern sollte während der Besprechung ebenfalls nicht gegessen werden. Getränke sind jedoch in Ordnung.

Wird ein Buffet beigestellt, solltest du warten, bis der Leiter der Besprechung dazu auffordert, sich zu bedienen. Die Speisen sollten abseits des Besprechungstischs verzehrt werden, damit keine Unterlagen oder Laptops beschmutzt werden können. Und: kein Kampf ums letzte Sandwich. Dieses solltest du dir wirklich erst dann nehmen, wenn schon lange niemand mehr zugegriffen hat.

Handy & Co
Es ist in Ordnung, das Handy mit in die Besprechung zu nehmen – nur bitte auf lautlos. Erwartest du ein wichtiges Telefonat, solltest du das dem Besprechungsleiter vorab mitteilen und ankündigen, dass du eventuell die Besprechung verlassen musst. Als extrem unhöflich gilt es, während des Meetings auf seinem Handy herumzutippen – der Vortragende hat sich deine Aufmerksamkeit verdient. Bekommst du einen Anruf, verlasse den Raum ohne weiteren Kommentar. Gibt dein Handy unerwünscht Laut, dann entschuldige dich kurz, aber äußere dich nicht weiter dazu.

Sitzhaltung
Auch wenn dich der Inhalt der Besprechung nicht sonderlich interessiert, solltest du dies nicht nach außen zeigen. Eine aufrechte Körperhaltung, relativ nahe am Tisch ist optimal, und bewirkt zugleich, dass du dich besser konzentrieren kannst.

Gesprächskultur
Achte auf eine gepflegte Ausdrucksweise und beschränke dich aufs Wesentliche. Merkst du, dass ein Kollege nicht zum Punkt kommt, kannst du ihn mit einer gezielten, geschlossenen Frage auf den richtigen Weg lenken, um so Zeit zu sparen. Lass dich nicht auf Streitgespräche ein, sondern versuche, bei den Fakten zu bleiben.