Tipps und Tricks

Besprechungsknigge für Leiter und Teilnehmer

(Bild: thinkstockphotos.de)

Besprechungen, Jour Fixe, Meetings – wie auch immer man dazu sagen möchte, sie gehören im täglichen Geschäftsleben in vielen Jobs mittlerweile einfach zum Alltag. Umso wichtiger ist es, zu wissen, wie man sich darin nicht nur richtig verhält, sondern auch profiliert. Insbesondere, wenn man die Besprechung leitet.

Vorbereitung
Das Ergebnis einer Besprechung kann nur so gut werden wie Ihre Vorbereitung darauf. Das gilt insbesondere, wenn Sie die Besprechung leiten, aber auch, wenn Sie "nur" Teilnehmer sind. Denn Sie können die Inhalte bzw. Ergebnisse nur dann steuern, wenn Sie sich auf die Themenstellung richtig vorbereitet haben.

Meist wird es von den Teilnehmern als hilfreich empfunden, wenn eine elektronische Termineinladung mit einer kurzen Agenda bzw. Unterlagen zum Besprechungsthema versendet wird. Denken Sie auch daran, die Räumlichkeiten für die Besprechung zu reservieren und bekannt zu geben. Werden Handouts benötigt, drucken Sie diese zeitgerecht aus. Bei längeren Besprechungen sind Getränke und je nach Dimension des Termins kleine Snacks eine gute Idee. Auch sollten Sie an die Protokollführung denken. Entweder Sie machen es selbst, indem Sie stichwortartig mitschreiben, oder Sie organisieren sich einen Kollegen, der dankenswerterweise mitprotokolliert.

Begrüßung und Einleitung
Ob die Teilnehmer per Handschlag begrüßt werden oder nicht, ist in jedem Unternehmen anders. Als Teilnehmer sollten Sie zumindestden Besprechungsleiter begrüßen, aber auch zumindest einmal freundlich in die Runde nicken, um auch die übrigen Teilnehmer zur Kenntnis zu nehmen.

Jedenfalls wichtig ist, als Leiter den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, gedanklich im Termin anzukommen. Dabei helfen einige wenige einleitende Sätze, die kurz den Grund der Besprechung beschreiben. Dazu gehört auch der Dank, dass sich die Anwesenden Zeit für den Termin genommen haben. So schaffen Sie eine freundliche Atmosphäre und alle sind aufnahmebereit für die Inhalte des Termins.

Umgang mit Verspätungen
Fünf Minuten sind etwa der Zeitraum, in dem auf fehlende Teilnehmer gewartet werden kann. Dann sollten Sie anfangen. Fehlt ein für den Verlauf der Besprechung wichtiger Teilnehmer, kontaktieren Sie diesen telefonisch und warten in diesem Fall sein Eintreffen ab. Alternativ können Sie auch andere Tagesordnungspunkte vorziehen. Umgekehrt sollten Sie als Teilnehmer möglichst auf pünktliches Erscheinen achten. Sind alle anderen pünktlich, haben Sie gleich einen schlechten Start, wenn Sie die Besprechung unterbrechen und schon einiges verpasst haben.

Agenda
Eine Agenda hilft Ihnen dabei, strukturiert die offenen Punkte durchzugehen. Zerlegen Sie diese in überschaubare Einheiten und, wenn Sie Beschlüsse brauchen, in Fragen. Das Abstimmungsergebnis sollte protokolliert werden. Es empfiehlt sich, nach jedem Punkt noch einmal das Ergebnis in einem Satz zusammenzufassen. Denn nur so kann man sichergehen, dass alle vom Gleichen gesprochen haben und wirklich mit dem Ergebnis einverstanden sind. Achten Sie auch darauf, die entsprechenden Teilnehmer bei den relevanten Punkten gegebenenfalls aktiv einzubeziehen, um alle erforderlichen Sichtweisen zu bekommen. Als Teilnehmer sollten Sie sich in die Abstimmungen aktiv einbringen und falsch Verstandenes sofort reklamieren.

Kurzzusammenfassungen
Auch wenn keine expliziten Abstimmungen gemacht werden: Jeweils am Ende eines Abschnitts sollten Sie die Ergebnisse kurz festhalten und in die Runde fragen, ob dies richtig wiedergegeben wurde. So wird auch die Protokollverfassung einfacher, da Missverständnisse im Vorhinein ausgeschaltet werden können.

Am Ende der Besprechung
Geben Sie einen Ausblick auf die nächsten Schritte und fassen Sie gegebenenfalls noch einmal die unmittelbar nächsten zu erledigenden Aufgaben zusammen. Geben Sie Bescheid, bis wann und in welcher Form das Protokoll zur Verfügung stehen wird. Abschließen können Sie mit einem kurzen Dank. Als Teilnehmer sollten Sie das Protokoll unmittelbar nach Erhalt prüfen, damit Sie Protokolleinspruch einlegen können, wenn etwas falsch wiedergegeben wurde.

Umgang mit Störungen
Es gilt für Teilnehmer einer Besprechung als grob unhöflich, während der Besprechung am Smartphone herumzuspielen oder gar etwas anderes zu arbeiten. Glauben Sie, dass Ihre Teilnahme an der Besprechung nicht zielführend ist, klären Sie das im Vorfeld. Wenn Sie da sind, sollten Sie jedoch auch aktiv mitwirken. Smartphones müssen lautlos geschaltet werden. Wenn ein dringender Anruf kommt, diesen außerhalb des Besprechungsraums annehmen.

Umgang mit Konflikten
Als Leiter müssen Sie auch bei Uneinigkeiten eingreifen. Versuchen Sie, die gegenseitigen Standpunkte zusammenzufassen und neutral, ohne emotionale Komponente, zu wiederholen. Sie können auch Vorschläge zur Lösung einbringen.