Arbeiten im Projekt

Basis-Tipps für erfolgreiches Projektmanagement

(Bild: thinkstockphotos.de)

Kaum ein Job kommt heute scheinbar noch ohne Projektmanagement aus: Nahezu jede Aufgabe scheint zu einem Projekt zu werden, der verantwortliche Mitarbeiter zum zugehörigen Projektmanager. Was wirklich ein Projekt ist, und wie Sie es erfolgreich bewältigen, erfahren Sie hier.

Es gibt zahlreiche Definitionen, die ein Projekt kennzeichnen. Allen Definitionen gemeinsam ist, dass ein Projekt einen definierten Anfang und ein definiertes Ende hat, ein bestimmtes Ergebnis als Ziel und bestimmte Ressourcen, die ihm zugewiesen werden. Der Projektleiter hat die Aufgabe, die Projektphasen und -teilnehmer so zu koordinieren, dass das Projektziel mit den gegebenen Rahmenbedingungen erreicht werden kann. Dabei kommt der Projektdokumentation ebenfalls große Bedeutung zu.

Je nach Projektgrößenordnung gibt es auch einen Projektsteuerungsausschuss, der wesentliche Entscheidungen absegnen muss und bei kritischen Punkten entgegenwirken kann. In vielen Unternehmen wird der Begriff "Projekt" jedoch geradezu inflationär gebraucht. Auch kleinere Aufgaben oder die Durchführung tourlicher Aktivitäten werden auf einmal als Projekt bezeichnet, meist, um den Beteiligten ein Gefühl der Wichtigkeit zu geben. De facto liegt aber keine Projektarbeit vor.

Wenn Sie ein Projekt als Projektleiter übertragen bekommen, sollte es einen Projektauftrag geben, der typischerweise bereits vom Projektleiter verfasst wird. Darin festgehalten werden die Projektbeschreibung, Ziele und Nicht-Ziele des Projekts, der Zeitraum, das Budget, die Projektkernteammitglieder, gegebenenfalls die Steuerungsausschussmitglieder sowie die Projektphasen und sogenannte Meilensteine. Meilensteine bezeichnen entscheidende Zwischenergebnisse, die auf dem Weg zur pünktlichen Zielerreichung vollendet werden müssen.

Realistische Zeitplanung
Wenn Sie Ihr Projekt aufplanen, sehen Sie realistische Erledigungszeiträume vor. Listen Sie die wesentlichen Meilensteine auf. Dann planen Sie vom Enddatum rückwärts - nicht auf wechselseitige Abhängigkeiten vergessen. Berücksichtigen Sie dabei auch scheinbare Banalitäten wie Urlaubszeiten, Feiertage usw. Der Zeitplan sollte daher den für die jeweiligen Meilensteine ausführungsverantwortlichen Projektmitgliedern vorgelegt werden, damit diese eine grundsätzliche Einschätzung treffen können, wie realistisch die Planung ist.

Projektteam
Meist können Sie sich die Projektteammitglieder nicht selbst aussuchen, diese sind durch ihre Funktionen im Unternehmen festgelegt. Oft werden von den beteiligten Abteilungen die jeweiligen Abteilungsleiter entsandt. Das kann Vorteile, aber auch Nachteile haben. Einerseits haben Sie die Entscheidungsträger im Team, andererseits fehlt so die sogenannte Eskalationsebene, an die schwierige Fragen oder Diskussionspunkte weitergereicht werden könnten. Auch kann es zu Reibereien kommen, wenn versucht wird, eigene Interessen übermäßig stark durchzusetzen.

Umgekehrt ist ebenso möglich, dass freier Gedankenaustausch gehemmt wird. Nach Möglichkeit sollten alle Teammitglieder derselben hierarchischen Ebene entstammen und ausreichend Zeit haben, um im Projekt mitzuwirken. Auch sollte abgeglichen werden, ob alle Teilnehmer aus den richtigen Motiven am Projekt mitwirken wollen und eine realistische Einschätzung ihres Projektbeitrags haben. In der Praxis kommt es häufig vor, dass der notwendige Zeitbedarf unterschätzt wird, da man der Meinung ist, die Projektarbeit passiere in den Projektbesprechungen. In diesen werden aber nur grundlegende Abstimmungen vorgenommen, die praktische Arbeit passiert anschließend am Arbeitsplatz.

Kommunikation
Zu guter Projektarbeit gehört zunächst die richtige Kommunikation. Regelmäßige Besprechungen mit anschließenden Protokollen sind hierfür ein Mindeststandard. Auch sollten die Meilensteine entsprechend dokumentiert werden. Wichtig ist ebenso die Kommunikation nach außen an die Unterstützer bzw. Interessensgruppen des Projekts. Regelmäßige Statusberichte sind das Minimum. Wenn Sie ungewollte Eingriffe und Beeinflussungen der Regelkommunikation bemerken, müssen Sie diese bei Ihrer Eskalationsebene zur Sprache bringen: Was Projektaufgabe ist, ist nicht Aufgabe der normalen Organisation und der üblicherweise zuständigen Abteilungen. Quertreibende Einflüsse aufgrund individueller Interessen müssen vermieden werden – das ist Ihre Aufgabe als Projektleiter, wenn notwendig auch gegenüber höheren Hierarchieebenen.

Die Projektdokumentation muss nachvollziehbar und für alle Beteiligten zugänglich erledigt werden. In größeren Unternehmen kann es sich rentieren, hierfür eine entsprechende Software anzuschaffen. Andernfalls genügt eine professionell geführte elektronische Ablage aller Dateien und Mails in einem eigenen Projektordner, das Projektcontrolling kann in einem Tabellenverarbeitungsprogramm erledigt werden. Dokumentationsvorlagen sind ebenfalls hilfreich.

Als Projektleiter müssen Sie generell ein Vorbild an Effizienz, Lösungsorientierung und Bestimmtheit sein. Sie müssen vorausschauend planen, sollten Schwachstellen in der Planung und eventuelle Probleme vorhersehen können und immer einen Plan B parat haben. Zeigen Sie Schwierigkeiten oder "Herausforderungen" bzw. "Showstopper" rasch auf, ebenso aber, was zu deren Beseitigung notwendig ist. Motivieren Sie Ihre Projektteammitglieder, indem Sie Fortschritte aufzeigen und loben.