Zeitkiller loswerden

Wie Sie Ihre Effizienz im Job steigern

(Bild: thinkstockphotos.de)

Sie arbeiten viel, haben aber dennoch das Gefühl, nicht voranzukommen, und merken, dass sich statt immer weniger, immer mehr Arbeit auftürmt? Dann können Sie möglicherweise an Ihrer Effizienzschraube noch ein wenig drehen. Wie, das erfahren Sie hier.

Tipp 1 – Planung
Verschaffen Sie sich einen Überblick, was Sie gerade erledigen müssen und bis wann. Priorisieren Sie die Aufgaben nach den Kriterien dringend und wichtig, wobei Aufgaben, die beide Kriterien erfüllen, zuerst erledigt werden müssen. Dann kommen dringende, danach die wichtigen Aufgaben - und zum Schluss jene Aktivitäten, die weder das eine noch das andere sind.

Planen Sie jeden Tag, indem Sie sich ein Soll-Ziel setzen, das Sie am Ende des Tages erreicht haben wollen. So können Sie schon während des Tages kontrollieren, wie gut Sie weiterkommen. Und: Die gute alte Checkliste ist ein wunderbares Hilfsmittel – nichts ist so schön und beruhigend, als einen Punkt nach dem anderen abhaken zu können.

Tipp 2 – Den Tag ausnützen
Versuchen Sie, Ihren Tag zu strukturieren. Aufgaben, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern, sollten Sie in jene Zeiten legen, wo Sie konzentriert und störungsfrei arbeiten können. Rein administrative Aufgaben sollten eher ans Ende des Arbeitstages gelegt werden, wo Ihre Aufmerksamkeit schon etwas nachlässt.

Tipp 3 – Gleichartige Aufgabenblöcke schaffen
Weiters sollten Sie ähnliche Aufgaben zeitlich zusammenfassen. Eine Zeit zum Beantworten von E-Mails, eine Zeit zum Telefonieren, eine Zeit für die Ablage, etc. Damit können Sie sich viel besser auf eine Art der Tätigkeit konzentrieren und die Arbeit geht leichter von der Hand.

Auch räumlich sollten Sie die Aktivitäten bündeln. Gehen Sie Ihren Weg in Gedanken durch: Welche Abteilungen oder Erledigungen können bei einem Weg erledigt werden? Beispiel: Sie müssen einem Kollegen Unterlagen bringen, die Post in die Poststelle bringen und von einem anderen Kollegen brauchen Sie noch eine Information, die Sie sich persönlich einholen wollen. Statt drei Mal von Ihrem Arbeitsplatz aus zu starten, sollten Sie dies mit nur einem Gang erledigen.

Tipp 4 - Störfaktoren ausschalten
Brauchen Sie für eine Aufgabe Ruhe, sollten Sie ein "Bitte nicht stören"-Schild an Ihre Tür hängen bzw. am Arbeitsplatz anbringen und das Telefon zu einem Kollegen umleiten. Kann zwar ein wenig dauern, bis es akzeptiert wird, aber mit der Zeit merkt man zumindest eine Verbesserung.

Tipp 5 – Pausen machen
Haben Sie eine Aufgabe abgeschlossen, sollten Sie sich eine kurze Pause gönnen. Damit können Sie abschalten, gewinnen Abstand und bereiten sich auf die nächste Aufgabe vor. Ein bisschen die Beine vertreten, etwas trinken, Frischluft hereinlassen - und Sie können konzentriert weiterarbeiten.

Tipp 6 – Nicht im Papierkrieg ersticken
Versuchen Sie, der "Zettelwirtschaft" Herr zu werden. Es gibt nichts Schlimmeres als einen Stapel fliegender Zettel, da Sie in dem derart entstehenden Chaos schnell nichts mehr finden und dabei sehr viel Zeit vergeuden. Organisieren Sie sich in Mappen bzw. zusammengehörenden Stapeln, mit konkreten Arbeitsanweisungen oder den jeweiligen To-dos.

Tipp 7 – Elektronische Ordnung
Auch Ihr E-Mail-Postfach sollte stets organisiert sein. Strukturieren Sie sich mit passenden, thematischen Ordnern und Unterordnern und versuchen Sie, Ihre Mails jeden Tag abzuarbeiten.

Tipp 8 - Den Chef mit einbeziehen
Merken Sie, dass manche Abläufe in der Zusammenarbeit zwischen Kollegen oder Abteilungen sehr ineffizient sind, machen Sie einfach einmal einen Verbesserungsvorschlag. Auch sollten Sie ansprechen, wenn Sie merken, dass Ihre Arbeit immer mehr und mehr wird, sodass Sie diese unmöglich alleine erledigen können. Es ist zwar gerade in der aktuellen Situation nicht sehr wahrscheinlich, dass Ihnen unmittelbar jemand zur Seite gestellt wird – andererseits: Wenn Sie nichts sagen, bekommt Ihr Chef oft überhaupt nicht mit, was Sache ist und schiebt womöglich die Schuld auf Sie ab, weil Sie das Problem nicht aufgezeigt haben.