Richtig delegieren

Wie du Aufgaben optimal an Kollegen übergibst

05.09.2011 15:19

Bist du selbst in einer Führungsposition, dann steht es für dich an der Tagesordnung: das Delegieren von Aufgaben. Aber auch, wenn du Aufgaben an Kollegen weiterreichst oder an Assistenten übergibst, ist das eine Form des Delegierens. Wie du das machst, dass du die Aufgabe auch wirklich gut erledigt bekommst, erfährst du hier.

Man kann nun einmal eben nicht alles alleine machen, diese Erkenntnis haben viele Arbeitnehmer. Manche sind in der glücklichen Lage, sich auch tatsächlich Unterstützung holen zu können. Doch es ist immer mit einiger Überwindung verbunden, Aufgaben auch tatsächlich aus der Hand zu geben. Denn bei allem, was man selbst macht, ist man überzeugt, dass es passt. Du musst nicht nachkontrollieren, da du die Qualität deiner Arbeit kennst. Bei anderen musst du auf deren Kompetenz und Zuverlässigkeit vertrauen.

Übergabefähige Pakete
Zunächst solltest du deine Aufgaben in Gruppen einteilen. Zum Delegieren geeignet sind jene Aufgaben, die einen hohen administrativen Anteil haben und leicht erklärbar sind. Auch sollten die Arbeitsschritte möglichst von einer einzigen Person erledigt werden können, ohne dass große Koordination notwendig wäre. Aufgaben, die sehr wichtig sind und genaues Arbeiten erfordern, sind zum Delegieren nur bedingt geeignet. Ebenso wenig jene Tätigkeiten, über die du bis ins letzte Detail informiert sein musst.

Klassische Übergabepakete sind Vorbereitungsarbeiten wie etwa Recherchetätigkeiten, das Vorbereiten von Formularen, das Heraussuchen von Daten oder das Sortieren von Unterlagen. Ebenso können Vorstufen von Projekten übergeben werden.

Gut erklären
Du solltest davon ausgehen, dass der Übernehmer der Aufgabe mit dieser in der Regel noch nicht vertraut ist. Bemühe dich daher, den Zusammenhang grob zu strukturieren, damit auch das große Ganze und der Sinn des Arbeitspakets klar wird und erkläre, welche Aufgabe du erledigt brauchst. Überlege dir selbst, was dir bei der Erledigung wichtig ist. Damit kannst du vermeiden, dass der Übernehmer der Aufgabe sich selbst zurechtlegt, wie er die Erledigung gestalten soll. Erkläre, was mit dem Paket in weiterer Folge gemacht werden soll und worauf zu achten ist.

Genug zeitliche Ressourcen einplanen
Es bringt nichts, wenn du die Aufgabe besser gestern als heute brauchst und dann erst übergibst, wenn praktisch keine Zeit mehr bleibt. Jemand anderer braucht meistens etwas länger als du, außer er macht laufend Erledigungen dieser Art für dich. Übergibst du eine Aufgabe zum ersten Mal, dann sollte bis zur Deadline noch ein wenig Zeit bleiben.

Der richtigen Person zuteilen
Du solltest Aufgaben den Stärken des Übernehmers entsprechend zuteilen. Denn es macht einen Unterschied, ob du einen kreativen, einen rationalen oder einen schnell arbeitenden Kollegen brauchst. Auch solltest du nach Möglichkeit den zeitlichen Ressourcen der Kollegen entsprechend die Verteilung vornehmen.