Schneller am PC

So arbeitest du effizient am Computer

Er gehört in unsere Büros wie früher Bleistift und Papier: der Computer. Viele Menschen verbringen den Großteil ihrer Arbeitszeit vor dem PC - ja, oft ist ein Arbeiten ohne Computer bzw. ohne Internet gar nicht mehr möglich. Der richtige Umgang mit den PC-Programmen und die effiziente Nutzung der elektronischen Möglichkeiten sind daher wichtiger denn je – denn sonst verschwendest du wertvolle Zeit. Mit diesen Tipps kannst du angenehmer arbeiten und kommst schneller voran.

Tipp 1 – Erfahrung aneignen

Nicht selten schimpft man über die Umständlichkeit einer Computeranwendung: Dies funktioniert nicht, jenes klappt nicht – dass hieran jedoch nicht das Programm, sondern mangelhafte Einschulung schuld sein könnte, kommt nur den wenigsten in den Sinn. Befasse dich intensiv mit jenen Programmen, die du regelmäßig brauchst. Sprich über Probleme mit deinen Kollegen und lass dir zeigen, wie du Dinge schneller und besser erledigen kannst. Denn oft ist eine Tastenkombination oder eine bisher außer Acht gelassene Schaltfläche schon des Rätsels Lösung. Scheue dich auch nicht, an speziellen Kursen teilzunehmen.

Tipp 2 – Regelmäßiges Ausmisten

So wie ein Schreibtisch immer wieder in Ordnung gebracht werden muss, braucht auch dein elektronischer Ablageplatz immer wieder etwas Aufmerksamkeit. Ein Beispiel: Schau dir deinen Desktop an. Ist das Hintergrundbild kaum mehr zu sehen, dann hast du etwas zu viele Dateien „nur schnell abgespeichert“. Sortiere aus, was du wirklich noch brauchst, den Rest lösche. Ähnliches gilt für den Favoritenordner in deinem Internetbrowser. Alle zwei bis drei Monate sollte außerdem eine Defragmentierung durchgeführt werden, damit der PC schnell und leistungsfähig bleibt. Dafür ist aber meist eine eigene EDV-Abteilung zuständig.

Tipp 3 – Disziplin

Damit du mit dem Aufräumen bzw. Suchen nicht allzu viel zu tun hast, empfiehlt es sich, ein effizientes Ablagesystem zu entwickeln, an das du dich auch hältst. Beschränke dich auch einige, wenige Unterordner, wie beispielsweise Projekte, Aktuelles und Archiv, in denen du dann wieder mit Unterordnern pro Projekt bzw. Akt oder Ähnlichem arbeitest. Achte nur darauf, keinen Wildwuchs an Ordnern entstehen zu lassen und überprüfe dein System regelmäßig. Nicht benutzte Ordner solltest du löschen. Optimalerweise richtet sich die Papierablage in deinem Büro dann ebenfalls nach dem elektronischen System oder umgekehrt. Auch bei Dateinamen solltest du nach einem einheitlichen Schema vorgehen: Projekt-Datum-abgeschlossen oder Projekt-Datum-Planung wären Beispiele für eine sinnvolle Namensgebung. Findest du eine Datei absolut nicht, dann verwende die Suchfunktion deines Betriebssystems.

Tipp 4 – Verschwundene Daten

Wie oft kommt das vor: Du hast gerade mühsam an einer Aufgabe gearbeitet, plötzlich stürzt das System ab und alles ist weg. Das kann nicht vollständig verhindert werden, aber du kannst dieser unangenehmen Situation vorbeugen. Aktiviere wo nur möglich den Zwischenspeicher in deinen Programmen. Auch solltest du dir den „Schnellspeicher-Reflex“ angewöhnen: Bei Windows einfach STRG+S drücken und deinem Werk kann nichts mehr passieren. Das solltest du speziell machen, wenn du kurz aufstehst oder ein Telefonat entgegen nimmst. Weiters solltest du immer zuerst speichern, und dann erst drucken. Auch hilfreich: Drucke bei internen Projekten immer auch den Speicherpfad der Datei mit aus, so sparst du dir Sucharbeit. Bei wichtigen Daten solltest du immer auch eine Sicherheitskopie auf einem externen Datenträger erstellen.