Mi, 23. Mai 2018

Jetzt nicht!

26.09.2008 16:06

So kannst du ungestört arbeiten

Du arbeitest konzentriert vor dich hin – und plötzlich steht dein Kollege vor dir und beginnt ohne Vorwarnung auf dich einzureden. Deine Konzentration ist weg, genauso wie die perfekte Formulierung für den Satz, den du gerade schreiben wolltest. Aber Hauptsache, dein Kollege bekommt, was er will, oder? Und so geht es den ganzen Tag: Ist es nicht dein Kollege, dann läutet das Telefon, oder es kommt eine E-Mail, die deinen Tagesplan durcheinander bringt. Und das alles kostet Zeit – meist deine Freizeit, die du in Überstunden wieder wettmachen musst. Wie du ungestört arbeiten kannst, das erfährst du hier.

Randzeiten nutzen
Du solltest einen Teil deiner Aktivitäten in jenen Teil des Tages verlagern, in dem es noch oder schon wieder ruhig ist – sprich: Entweder du kommst früher oder gehst später als deine Kollegen. So kannst du eine ruhige Stunde nutzen, um wichtige Dinge zu erledigen und konzentriert zu arbeiten. Auch kann es ab und an helfen, in der Mittagspause zu arbeiten, wenn deine Kollegen gerade beim Essen sind.

"Bitte nicht stören!"-Signale
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Zeichen oder Schilder zu vereinbaren, die aussagen, ob jemand gerade gestört werden darf. Hast du dein eigenes Büro, dann reicht oft schon eine geschlossene Tür. Ein kleiner „Bitte nicht stören!“-Aufsteller oder ein Ampelfarben-Aufsteller zum Umblättern mit Rot für „Ich brauche meine Ruhe!“ oder Grün für „Jetzt kann man mich stören“ ist beispielsweise in einem Großraumbüro sehr hilfreich. Einzige Herausforderung: sich gegenseitig daran zu gewöhnen, die Schilder auch ernst zu nehmen. Du solltest dich hierfür einfach einmal mit deinen Kollegen besprechen, denn wahrscheinlich bist du nicht der Einzige, der immer wieder durch Unterbrechungen aus seinem Arbeitsfluss gerissen wird. Und wenn du das Thema auf den Tisch bringst, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ihr gemeinsam eine bürointerne Vereinbarung zustande bringt, wie ihr zu ungestörtem Arbeiten kommt.

Richtiger Umgang mit Störenfrieden
Kommt jemand ungebeten in dein Büro, dann signalisiere zunächst durch Nichtbeachtung, dass du nicht gestört werden willst, und arbeite weiter. Die Frage „Darf ich Sie kurz stören?“ solltest du verneinen, wenn du jetzt gerade wirklich nicht gestört werden willst. Funktioniert das nicht, solltest du dich erheben, und mit deinem Gesprächspartner im Stehen alles besprechen, was notwendig ist. Du kannst ein Gespräch mit Fragen wie „Was kann ich für Sie tun?“ beschleunigen. Willst du das Gespräch beenden, dann kannst du Signale setzen, die das beschleunigen, wie zum Beispiel zur Türe zu gehen oder sich immer wieder wegzudrehen.

Telefonfreie Zeiten anmelden
Wenn du auch von außen nicht gestört werden willst, dann ist es sinnvoll, einen Kollegen zu bitten, dein Telefon zu übernehmen. Deponiere eine Zeit, wann du dich um die Rückrufe kümmern wirst bzw. ab wann du wieder erreichbar bist. Im Gegenzug solltest natürlich auch du immer wieder den Telefondienst für deine Kollegen übernehmen. Und die Rückrufe sind natürlich zuverlässig abzuarbeiten.

Keine Ablenkung durch E-Mails
Natürlich ist es verführerisch, immer gleich nachzusehen, wenn das E-Mail-Eingangs-Signal ertönt. Allerdings bringst du dich dadurch laufend selbst aus dem Konzept. Besser ist es, die neuen E-Mails gesammelt zu lesen, und dann nach einem geeigneten System abzuarbeiten. Wenn du durch E-Mails wirklich nicht gestört werden willst, solltest du dein E-Mailsystem einfach geschlossen lassen und erst dann wieder öffnen, wenn du auch Zeit hast, deine elektronische Post zu lesen.  

Umlenken auf E-Mails
Du kannst deine Kollegen wie auch Kunden schrittweise dazu bringen, ihre Anfragen per E-Mail zu stellen. Das hat den Vorteil, dass du dir diese einmal gesammelt ansehen und dann darauf reagieren kannst, wenn es dir ins Konzept passt. Wenn du E-Mail-Anfragen zuverlässig beantwortest, dann werden deine Kollegen sich schon bald daran gewöhnt haben.

Generelles „Nein!“ zu Unterbrechungen?
Wenn du dein Umfeld daran gewöhnt hast, dich nicht in deinem Arbeitsfluss zu stören, dann wird es um einiges ruhiger werden. Du solltest jedoch sehr wohl Ausnahmen für jenen Fall machen, wenn eine Unterbrechung gerechtfertigt und wichtig ist. Dann gilt es, die Prioritäten schnell neu zu vergeben und wirklich dringende Dinge auch gleich zu erledigen. Und manchmal sind Unterbrechungen ja auch recht willkommen – beispielsweise bei einem unangenehmen Telefonat oder Termin.

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