Mo, 20. November 2017

Tools, Tipps, Tricks

13.06.2008 12:26

Die wunderbare Welt des PDF

Man kennt das Problem: Eine Dokument muss einem Kollegen zur Durchsicht übermittelt werden. Der guckt sich das zu Hause an und antwortet entsetzt: "Die Überschriften sind riesig, die Formatierung sieht hässlich aus!" Und meistens hat er recht, denn er besitzt eine der verwendeten Schriftarten nicht, hat andere Standardeinstellungen oder kann die Formatierung des Originals nicht reproduzieren. In diesem Fall wäre es geschickt gewesen, man hätte das Dokument als PDF verpackt und sich und ihm den Ärger erspart. Das Beispiel ist nur eines von vielen, wie man sich helfen kann, wenn man die Welt des "Portable Document Format" erst einmal betreten hat. Vor allem, weil sie jetzt um ein paar neue Spielplätze reicher ist...

Eingeführt wurde PDF in den frühen Neunzigerjahren durch den Softwarehersteller Adobe. Anfangs noch für das Drucker- und Grafikergewerbe als plattformübergreifendes Austauschformat gedacht, mauserte sich PDF über die Jahre zum Standardformat für den unkomplizierten Austausch von Dokumenten in Unternehmen und zwischen Unternehmen, an Bildungsinstitutionen und zunehmend auch unter Privatanwendern. 

Die größten Vorteile eines PDF-Dokuments:

  • Es gibt Software für alle Betriebssysteme.
  • Dokumente werden in punkto Farben, Schriftarten, Formatierung und Layout genau so dargestellt wie vom Ersteller gewünscht bzw. ursprünglich festgelegt.
  • Der mögliche Umfang eines PDFs ist unendlich, nur bei der Seitengröße sind maximal 381 mal 381 Kilometer (!) möglich.
  • Bei der Erstellung eines PDFs können mehrere Dokumente unterschiedlichen Typs und von unterschiedlicher Autoren (Stichwort: Formatierung) zu einem kombiniert werden.
  • Mit der richtigen Handhabung erreicht man eine Verkleinerung der Größe der PDF-Datei, sodass besonders bildlastige Dokumente E-Mail-tauglich gemacht werden können.

Neue Gratis-Software vom PDF-Erfinder
Beim Endanwender spielte PDF-Erfinder Adobe zuletzt kaum eine Rolle mehr. Zum einen, weil die PDF-Ersteller-Software "Acrobat" relativ teuer ist und in ihrem Funktionsumfang die Alltagsanforderungen weit übersteigt. Zum anderen, weil zum viel zu lahmen Gratis-Leseprogramm "Adobe Reader" etliche Alternativen entstanden waren. Sogar das Erstellen von PDFs ist durch zwar etwas kompliziertere, aber eben kostenlose Alternativen nicht mehr Exklusivgeschäft von Adobe.

Mit der Ankündigung der im Juli erscheinenden Acrobat-Version 9.0 schickt sich der PDF-Erfinder nun an, wieder etwas von dem Kuchen zurückzuholen. Erstmals gibt es von Adobe nämlich Gratis-Software, die das Erstellen von PDFs ermöglicht. Für Installationsmuffel erfreulich: Das Tool muss man nicht downloaden, es findet alles online auf "Acrobat.com" (siehe Infobox) statt. Gegen eine Registrierung mit E-Mail und Name kommt man in den Genuss eines flotten Browserprogramms und außerdem fünf Gigabyte Speicher für PDF-taugliche Dokumente. Beim PDF-Erstellen lassen sich bis zu fünf Dokumente auf einmal zu einer Datei kombinieren.

Integriert ist auch eine Sharing-Funktion mit E-Mail-Benachrichtigung für Kollegen bzw. Freunde. Außerdem können PDFs mit anderen Acrobat.com-Usern gemeinsam betrachtet werden. Kommunikation ist dabei durch eine Kommentarfunktion und einen Privatchat möglich. Als kleines Gimmick ist noch die von Adobe gekaufte Online-Textverarbeitung "Buzzword" dazugepackt.

Acrobat 9 mit Multimedia im Text
Für die zahlende Kundschaft hat Adobe bei der neunten Version von Acrobat die erstmalige Integration von Flash-Videos, Audiodateien und 3D-Animationen in PDF-Dokumente in Aussicht gestellt. Für den User, der von den Acrobat-Käufern bedient wird, bedeutet dies etwa eine Aussicht auf bunte und bewegte PDF-Bedienungsanleitungen zu Software oder Elektrogeräten. In die 980 Euro teure Pro-Extended-Version von Acrobat hat man auch noch die Software "Presenter" hineingepackt, die Microsoft Powerpoint den Rang ablaufen soll bzw. eine Präsentation in Abwesenheit ermöglicht. Das günstigste Acrobat-Packerl kommt aber auf 420 Euro (VV) bzw. 140 Euro beim Upgrade - und bleibt damit für Privatanwender weiterhin unrentabel.

Gratis-Tools aus der PDF-Welt
Abseits von Acrobat.com stehen weiterhin die üblichen Verdächtigen aus der Open-Source-Welt zur Verfügung. Da wäre etwa der "Foxit Reader", das schnellste PDF-Leseprogramm überhaupt, bei man aber mit Dokumenten, die mit der aktuellen Acrobat-Version 8.0 erstellt wurden, zunehmend Darstellungsprobleme bekommt. Ein Update steht hierbei aber kurz bevor. Foxit gibt es auch auf Deutsch.

Ein mittlerweile zwei Jahre alter Hase und zugleich ein bewährtes Tool ist das kostenlose, deutschsprachige MS-Office-Plugin "Gs4Word", das auf der Open-Source-Software "GhostScript" basiert. Mit Gs4Word lassen sich direkt aus MS Word (bis Version 2003) PDF-Dokumente generieren. In Office 2007 ist eine PDF-Exportfunktion übrigens bereits standardmäßig integriert.

PDF-Ersteller nach dem "Distiller"-Prinzip, bei dem zu konvertierende Dokumente durch einen virtuellen Drucker gejagt werden und dann als PDFs auf der Festplatte landen, sind die Gratis-Programme "CutePDF", "FreePDF XP" und "PDFcreator". Für alle drei ist zusätzlich das Open-Source-Programm "GhostScript" (gibt's auch auf der CutePDF-Website) notwendig. Während sich CutePDF durch Unkompliziertheit und Stabilität auszeichnet, überzeugen der PDFcreator und FreePDF XP in Sachen Funktionen und bieten sogar Verschlüsselung und die Erzeugung von PDFs aus mehreren, unterschiedlichen Dateien an. Sie gibt es auch auf Deutsch.

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